Une base de données

Centralisation des informations

Toutes vos données sont accessibles depuis une seule et même plateforme. Plus besoin de jongler entre vos fichiers Excels, votre CRM, votre base documentaire, votre boîte mail. La centralisation des informations relatives à votre activité de gestion vous permet de gagner un temps précieux pour vous concentrer sur ce qui est réellement important pour votre organisme de formation. Nous savons aussi bien que vous que ces microtâches ont un impact réel sur la productivité et nous souhaitons vous aider à les limiter au maximum grâce à notre logiciel de gestion couvrant l’ensemble des besoins administratifs de votre centre de formation et plus encore.

Constituant le cœur de notre solution, cette base de données est le point de départ de toutes les interactions que propose notre outil pour faciliter la gestion de votre organisme de formation en vous permettant, par exemple, de :

Améliorer la qualité de vos formations

En centralisant les données sur les différentes formations proposées, cela vous permet de mieux comprendre les besoins en matière de formation de vos stagiaires et d’adapter l’offre de formation en conséquence. Cela permet d'offrir une formation de meilleure qualité, qui répond aux besoins réels de vos clients et vous permet de répondre aux exigences de Qualiopi.

Optimiser la gestion de vos ressources

La centralisation des données vous permet également de mieux gérer les ressources, en évitant les doublons ou les chevauchements de sessions de formation, de lieux ou de formateurs. Cela vous permet de maximiser l'impact de vos investissements en ressources (humaines, matérielles ou financières) au quotidien.

Création, modification et suppression d’utilisateurs

Chaque personne que vous entrez dans la solution est liée à une fonction. De cette fonction découlent des accès spécifiques, des permissions et des compétences propres à leur activité au sein de votre entreprise : extranet stagiaire, formateur et client, plateforme de gestion et d'administration, capacité d’édition ou de téléchargement, etc.

Ces espaces sont connectés entre eux afin de simplifier et maîtriser le partage d’informations. Par exemple, vos formateurs (internes ou externes) peuvent, via leur espace dédié, suivre les sessions sur lesquelles ils sont positionnés, voir la composition des promotions et suivre l’émargement des apprenants. Vos collaborateurs peuvent administrer les sessions de formation, suivre l’activité commerciale ou analyser les retours des apprenants. Ces derniers peuvent télécharger les supports de formations mis à disposition en fonction de la session à laquelle ils sont inscrits.

Stockage & archivage

Plus de risque de perdre quoi que ce soit : données supprimées suite à une faille matérielle ou au départ d’un collaborateur, pièces justificatives introuvables, éléments de preuve Qualiopi éparpillés entre différents outils et impossibles à rassembler rapidement. Nous stockons tout et vous garantissons l'accessibilité à vos données de façon sécurisée simplement via une connexion internet.

Si vous vous demandez pourquoi opter pour le stockage à distance au lieu d’une solution locale, voici quelques éléments de réponse :

Accessibilité

Le stockage centralisé à distance (cloud) vous permet d'accéder à vos données de n'importe où et à n'importe quel moment (à condition d'avoir une connexion internet). Vous n'avez plus à vous inquiéter de la perte ou de la détérioration de supports de stockage physiques.

Sécurité

Notre solution vous assure une sécurité supérieure à la plupart des périphériques de stockage physiques, car vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés et protégés contre les menaces externes. De plus, vos données sont sauvegardées régulièrement, ce qui diminue le risque de perte en cas de problème.

Évolutivité

Nous adaptons le volume de stockage à votre activité. Cela signifie que le volume que nous vous mettons à disposition n’est pas figé et qu’il peut être augmenté en fonction de vos besoins et de l’évolution de votre activité. De cette façon, vous ne vous trouverez jamais bloqué par la taille de vos disques durs.

Collaboration

Le stockage cloud permet à plusieurs personnes de travailler sur les mêmes données en temps réel, ce qui facilite la collaboration et améliore l'efficacité de vos équipes, de vos formateurs et de vos apprenants.

Notre outil est pensé pour que vous puissiez tout conserver dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) : historique de session, profils apprenants, activités des formateurs, relation client, etc.

Grâce à notre solution, recentrez-vous sur la gestion de votre organisme de formation sereinement et sans crainte de vous retrouver en défaut au moment où vous vous y attendez le moins.