La certification Qualiopi atteste de la qualité des processus des organismes prestataires d'actions de formation. Elle est devenue obligatoire en 2022 pour obtenir des fonds publics. Cette dernière atteste le respect des 7 critères et 32 indicateurs du référentiel national qualité (RNQ).
Vous préparez un audit Qualiopi, mais vous vous posez plusieurs questions ? Comment structurer votre démarche ? Quels documents réunir ? Comment être certain de ne rien omettre ? Pour vous aider, voici un guide complet qui vous guidera pas à pas dans la préparation de votre audit. Voici des conseils et une méthode fiable pour valoriser vos actions de formation.
Commencez par évaluer la conformité de votre organisme en vous basant sur les exigences du référentiel national. Cette étape permet d'identifier vos points forts et axes d'amélioration pour le développement de vos prestations de formation.
Formalisez l'ensemble de vos processus de formation dans un manuel qualité. Décrivez précisément vos modalités d'accueil, vos actions de formation et vos dispositifs d'évaluation. Veillez à ce que chaque document soit daté, versionné et accessible à toute l'équipe pédagogique.
Organisez un audit interne approximativement deux mois avant l'officiel. Cette simulation permet de tester votre environnement professionnel et de préparer votre personnel de formation aux questions types. Établissez une check-list détaillée des éléments à vérifier.
Suite à l'audit blanc, établissez un plan d'action précis avec des échéances et des responsables identifiés. Priorisez les opérations selon leur importance et leur impact sur la conformité. Suivez régulièrement l'avancement des corrections pour vous assurer que tout sera prêt le jour J.
Une semaine avant l'audit de certification Qualiopi, vérifiez que votre personnel a accès à tous les documents requis. La préparation au certificat nécessite une confiance et une organisation entre toutes les parties prenantes. Élaborez un espace dédié pour accueillir l'auditeur. Briefez votre équipe sur le déroulement de la journée et désignez un référent qualité pour coordonner les échanges.
Il est le support fondamental dans votre démarche de certification qualité. Grâce à ce document, vous démontrez votre maîtrise du cycle de certification et vous assurez une meilleure compréhension de votre système qualité.
Pour chaque indicateur, le guide précise :
Il intègre également des précisions selon :
Cette approche sur mesure garantit une évaluation pertinente de vos pratiques lors de l'audit.
Dans le cadre de votre processus de certification, vous devez suivre les indications du guide de lecture pour l'obtention de la certification.
La certification qualité exige des pièces spécifiques sur votre offre de formation : programmes, évaluations et contrats clients. Un système documentaire rigoureux garantit votre conformité aux critères du ministère du Travail.
Voici une liste des fichiers essentiels à préparer :
Vous devez garantir la prise en compte de chaque indicateur. Constituez votre dossier de certification avec les éléments clés : accueil, formations, financements et gestion des réclamations. L'organisme certificateur évaluera votre capacité à répondre aux exigences du référentiel.
Mettez en place un système de classement efficace, idéalement numérique, permettant de retrouver rapidement chaque document. Établissez une nomenclature claire et une arborescence logique par critère et indicateur.
Un logiciel de gestion spécialisé pour Qualiopi comme SmartOF vous permet d’automatiser cette gestion documentaire et retrouver efficacement vos preuves durant un audit.
Votre audit de surveillance Qualiopi débute par une réunion où l'auditeur vous expose le plan d'audit détaillé. Présentez votre activité et votre expertise dans le domaine de la formation professionnelle. Cette première étape clé consiste à poser les bases d'un accompagnement constructif pour réussir l'audit.
L'auditeur examine directement vos documents à préparer et interroge vos modalités de fonctionnement. Il vérifie que votre organisme respecte le référentiel Qualiopi en situation de travail réel. Les échanges portent sur vos actions de formation et votre application des règles pour obtenir la certification Qualiopi.
Pour accomplir cette étape cruciale, restez précis dans vos justifications. La préparation efficace de vos preuves vous aide à démontrer votre conformité. Si une demande nécessite un délai, notez-le pour y répondre plus tard dans la journée d'audit. Cette veille active améliore vos chances de réussite.
Attitudes à adopter pendant l'audit :
L'auditeur présente les principaux aspects évalués et sa décision de certification. Il vous informe des prochaines étapes, comme un éventuel audit complémentaire ou de renouvellement. Cette fin d'audit peut aboutir à l'obtention de votre certificat Qualiopi, concourant au développement de votre organisme.
Adoptez une posture professionnelle face au prestataire certificateur. En tant qu'organisme de formation, vos réponses doivent démontrer votre maîtrise des standards qualité Qualiopi. N'hésitez pas à demander des précisions si une information vous semble peu claire. L'objectif est d'établir un dialogue constructif pour réaliser un audit de suivi efficace.
Gardez votre calme face aux questions complexes. Si un point pose problème, proposez de le reprendre plus tard avec les éléments nécessaires. Prévoyez des pauses régulières pour maintenir votre concentration tout au long de la journée.
Présentez vos documents de manière structurée. Pour chaque indicateur abordé, exposez vos pratiques puis montrez les preuves associées. Privilégiez des exemples concrets et récents pour illustrer vos processus.
Le maintien de la certification Qualiopi nécessite une organisation méthodique après l'audit initial. Cette phase garantit la pérennité de votre démarche qualité et prépare les audits de surveillance.
La réussite du suivi post-audit repose sur une planification rigoureuse des actions à mener. Établissez un calendrier précis des audits internes, idéalement tous les trimestres. Ces contrôles réguliers permettent d'évaluer l'application des processus qualité au sein de votre organisme de formation.
Organisez des réunions mensuelles avec vos équipes pour :
La qualité de vos prestations dépend directement de la compétence de vos collaborateurs. Élaborez un plan de formation annuel incluant :
Instaurez des moments d'échange réguliers avec vos équipes. Ces temps permettent de maintenir leur engagement dans la démarche qualité et de recueillir leurs suggestions d'amélioration.
L'analyse des écarts constitue la base de votre démarche d'amélioration continue. Mettez en place :
Une grille d'analyse structurée :
Un tableau de bord de suivi incluant :
Un outil de gestion comme SmartOF facilite le maintien de votre certification sur les 3 années réglementaires. La plateforme permet de :
La numérisation de votre système qualité garantit une traçabilité optimale et simplifie la préparation de vos audits de surveillance.
Les audits de surveillance interviennent entre le 14e et le 22e mois suivant la certification initiale. Pour les anticiper sereinement :
Cette organisation méthodique vous permet d'aborder vos audits de surveillance avec confiance. Le suivi régulier de vos actions garantit la conformité continue de votre organisme aux exigences Qualiopi.
L'audit à distance suit les mêmes protocoles et exigences que ceux d'un audit sur place. Vous échangerez avec votre auditeur via une plateforme de visioconférence sécurisée (Microsoft Teams, Zoom ou équivalent). La durée de l'évaluation restera la même qu’un audit traditionnel.
Pour assurer une bonne fluidité, veuillez prendre en compte ces conseils :
La durée de votre audit Qualiopi dépend de trois critères principaux :
Ces modalités sont régies par l'arrêté du 6 juin 2019, qui établit de manière exhaustive le laps de temps requis pour l'évaluation en fonction de votre situation spécifique. Votre évaluateur sera en mesure de vous fournir la durée exacte lors de l'élaboration de votre devis.
L'examen des organismes de formation possédant plusieurs établissements, appelé audit multisite, consiste à examiner systématiquement le site principal, tandis que les sites secondaires sont choisis au hasard pour être évalués. Cette démarche exige une unification totale des procédures : un référentiel documentaire unique, des processus de qualité communs et des outils de gestion communs. Un coordinateur central supervise l'ensemble des sites et s’assure de l'application des procédures et de la cohérence des pratiques par le biais de formations communes et d’audits internes réguliers.
L'audit de renouvellement, qui est réalisé tous les trois ans, examine en profondeur l'ensemble de vos pratiques selon le référentiel Qualiopi. Il s'apparente à un nouvel audit initial, vérifiant votre conformité sur tous les critères de qualité.
L'audit de surveillance, effectué à mi-parcours (18 mois), est plus ciblé. Il se concentre sur :
Pour mener à bien un audit Qualiopi, l’engagement de votre personnel s’avère crucial. Voici quelques mesures essentielles à prendre :
L'objectif est que chacun dans votre équipe comprenne bien son rôle, afin qu’il puisse répondre calmement à toutes les questions de l'auditeur le jour J.
