Les documents obligatoires de la formation professionnelle assurent la conformité et la qualité des actions de formation. Parmi ces documents figurent :
1. Le programme de formation : Il décrit les caractéristiques et le contenu pédagogique de la formation, crucial pour les décisions des prospects et pour l’approbation des organismes financiers.
2. Le devis ou le bon de commande : Ce document inclut une description des prestations, les prix, la durée de validité, et l’identification des parties impliquées. Obligatoire pour toute prestation dépassant 1 500 euros.
3. Le contrat de formation : Conformément au Code du travail, ce contrat formalise les relations entre le stagiaire et l’organisme de formation, détaillant la nature, l’objet, la durée, le prix, et les modalités de la formation.
4. La convention de formation professionnelle : Obligatoire pour les clients entreprises, elle décrit les conditions de la prestation et sert de justificatif pour le financement de la formation continue.
5. Le contrat de sous-traitance : Utilisé lorsque la formation est sous-traitée à un formateur externe, ce contrat détaille les modalités financières, la nature de la prestation, et les obligations des parties.
6. Le test de positionnement avant entrée en formation / diagnostic : Analyse des compétences initiales des stagiaires pour adapter la formation à leurs besoins.
7. Le règlement intérieur : Ce document, obligatoire selon le Code du travail, précise les règles de santé, sécurité, et discipline au sein de l’établissement.
8. La fiche entretien nouveau formateur : Utilisée pour prouver les compétences et l’adaptabilité des formateurs, conformément aux exigences Qualiopi.
9. La personnalisation du parcours de formation : Document d’analyse des besoins pour individualiser la formation selon les attentes des apprenants.
10. La convocation en formation : Résume les informations essentielles pour les stagiaires, comme les dates, lieux, objectifs, et coordonnées du formateur.
SmartOF vous propose une bibliothèque complète de documents de formation. Vous pouvez y accéder gratuitement via la liste ci-dessus. Nos modèles sont conçus pour répondre aux exigences légales et réglementaires et sont régulièrement mis à jour. Pour cela, nous effectuons une veille régulière en nous basant sur des sources fiables telles que la DREETS, la Fédération de la Formation professionnelle et Centre-Inffo.
Nous vous conseillons de personnaliser ces documents en y appliquant votre charte graphique pour qu’ils reflètent au mieux l’identité de votre organisme. Pour simplifier votre gestion administrative, SmartOF peut également vous aider à générer automatiquement ces documents en quelques clics.
Qualiopi est une certification qualité obligatoire pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Lors de votre audit Qualiopi, vous devrez démontrer à votre auditeur que vos processus répondent aux 32 critères du référentiel. Cela implique de recueillir des preuves, souvent sous forme de documents transmis à vos apprenants et clients, contenant certaines mentions obligatoires.
Voici une liste des documents essentiels pour la certification Qualiopi, avec les raisons de leur obligation et les mentions qu’ils doivent inclure selon le référentiel :
• Pourquoi : Il détaille les objectifs pédagogiques, le contenu, et les méthodes d’évaluation.
• Mentions obligatoires : Objectifs, contenu, durée, méthodes pédagogiques, moyens techniques et d’encadrement, modalités de suivi et d’évaluation.
• Pourquoi : Il formalise l’offre de formation et engage les parties.
• Mentions obligatoires : Description des prestations, prix HT/TTC, durée de validité, identification des parties.
• Pourquoi : Il contractualise les relations entre le stagiaire ou l’entreprise et l’organisme de formation.
• Mentions obligatoires : Nature et objet de la formation, durée, prix et modalités de paiement, programme, modalités de déroulement et d’évaluation.
• Pourquoi : Elle prouve les compétences et l’adaptabilité des formateurs.
• Mentions obligatoires : Compétences du formateur, expérience professionnelle, adéquation avec le contenu de la formation.
• Pourquoi : Il définit les règles de santé, sécurité, et discipline au sein de l’établissement.
• Mentions obligatoires : Mesures de santé et de sécurité, règles de discipline, modalités de représentation des stagiaires.
• Pourquoi : Elle mesure la satisfaction des stagiaires et l’efficacité de la formation.
• Mentions obligatoires : Méthodologie d’évaluation, critères de satisfaction, retours des apprenants, actions correctives.
En fournissant ces documents avec les mentions obligatoires lors de votre audit Qualiopi, vous démontrez la conformité de votre organisme aux critères de la certification, garantissant ainsi la qualité et la crédibilité de vos actions de formation.
