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Convention de formation

Qu'est-ce qu'une convention de formation professionnelle ?

La convention de formation professionnelle est le document contractuel qui lie un organisme de formation à son client (entreprise, organisme financeur ou particulier). Elle formalise les conditions dans lesquelles l'action de formation sera réalisée : objectifs, programme, calendrier, prix et modalités de règlement.

C'est le document pivot de votre relation commerciale : il engage les deux parties et sert de référence en cas de litige, d'annulation ou de contrôle.

La convention de formation est-elle obligatoire ?

Oui. Lorsque vous formez les salariés d'une entreprise, la convention de formation est exigée par le Code du travail (article L6353-1). Elle doit être établie en double exemplaire et remise à l'entreprise avant le début de la formation.

Quelques cas particuliers à connaître :

• Lorsque le financement passe par un OPCO, c'est souvent la convention de prise en charge de l'OPCO qui fait foi, mais votre convention avec l'entreprise reste nécessaire ;
• Pour un financement CPF, les conditions sont encadrées par la plateforme Mon Compte Formation, mais un contrat ou une convention reste indispensable pour cadrer la prestation ;
• Pour les particuliers qui se forment à titre personnel, on parle plutôt de contrat de formation professionnelle.

Quelles mentions doivent figurer dans la convention ?

Pour être conforme, votre convention de formation doit reprendre un certain nombre de mentions obligatoires :

• La dénomination sociale, l'adresse et le numéro de déclaration d'activité (NDA) de votre organisme ;
• L'identification du client : raison sociale, adresse, SIRET ;
• La désignation de l'action de formation et ses objectifs ;
• Le programme détaillé, la durée et les dates de réalisation ;
• Les modalités d'organisation : lieu, horaires, moyens pédagogiques, modalités d'évaluation ;
• Le prix de la formation et les modalités de paiement ;
• Les conditions d'annulation, de report et de résiliation ;
• La date de signature et la signature des deux parties.

Notre modèle Word intègre toutes ces mentions dans une trame prête à l'emploi : vous n'avez plus qu'à la compléter.

Convention, devis, contrat de formation : quelles différences ?

Ces trois documents interviennent à des moments différents de votre cycle de vente :

• Le devis est une proposition commerciale : il chiffre la prestation avant tout engagement ;
• La convention de formation est le contrat signé qui engage l'organisme et l'entreprise cliente ;
• Le contrat de formation professionnelle concerne spécifiquement les particuliers qui financent eux-mêmes leur formation.

Dans la pratique, beaucoup d'organismes combinent devis et convention en un seul document signé. L'essentiel est que les mentions obligatoires y figurent.

Convention de formation et Qualiopi

La convention de formation est une preuve attendue dans le référentiel Qualiopi : elle démontre que vous contractualisez vos prestations de manière claire et transparente avec vos clients.

Lors d'un audit, le certificateur vérifiera que vos conventions sont complètes, signées et archivées. Une gestion rigoureuse de vos conventions est donc un enjeu de conformité autant que commercial.

Automatisez vos conventions de formation avec SmartOF

Créer chaque convention à la main, en copiant-collant les informations du devis, du programme et du client, est chronophage et générateur d'erreurs.

Avec SmartOF, vos conventions sont générées automatiquement à partir de vos modèles :

• pré-remplissage avec les données du client, de la session et du programme ;
• envoi pour signature directement depuis la plateforme ;
• archivage centralisé, retrouvable en quelques secondes lors d'un audit Qualiopi.

Téléchargez notre modèle gratuit pour fiabiliser vos conventions, puis découvrez comment SmartOF les génère et les fait signer sans ressaisie.