L’audit de surveillance constitue une étape clé dans le maintien de votre certification. Cette évaluation intermédiaire vérifie la conformité permanente de votre organisme de formation aux exigences du RNQ après votre audit initial Qualiopi.
La certification Qualiopi s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue sur un cycle de trois ans. L’audit de surveillance Qualiopi intervient entre l’audit initial et l’audit de renouvellement. Il demande le respect des critères qualité des organismes de formation certifiés Qualiopi. Cette étape requise nécessite une préparation rigoureuse et méthodique. Découvrez tout ce que vous devez savoir pour aborder sereinement cette échéance.
L’audit de surveillance représente un suivi intermédiaire réalisé par un organisme certificateur. Son objectif principal est de vérifier que votre service maintient un niveau de qualité conforme aux exigences du référentiel national qualité (RNQ). Il évalue vos axes de progression et contrôle vos procédures. Il est donc obligatoire.
Pour conserver votre certification Qualiopi, vous devez passer par trois types d’audits distincts :
L’audit initial :
L’audit de surveillance :
L’audit de renouvellement :
Chaque type d’audit possède ses spécificités, notamment au niveau du périmètre et de l’évaluation.
L’audit de surveillance s’effectue entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention de votre certification initiale. Cette période mesure la maturité de votre système après un an d’application. L’organisme vous contacte pour planifier la date précise de l’audit et votre accompagnement. Anticiper cette échéance vous permet de structurer sereinement votre préparation.
L’audit de surveillance peut s’opérer en ligne ou dans vos bureaux, selon les critères définis par votre contrôleur. À distance, il nécessite des outils de visioconférence et un partage de documents numériques. Sur place, il implique la présence physique des deux parties dans les locaux. Les deux formats garantissent une évaluation approfondie de vos pratiques.
La durée de l’audit dépend de la taille de votre organisme et du nombre de catégories d’actions certifiées. Elle dure habituellement une demi-journée ou toute une journée. L’auditeur passe en revue vos documents, interroge votre personnel et évalue vos indicateurs de qualité. Un rapport d’audit détaille ensuite les constats et préconisations.
Réussir l’audit de surveillance Qualiopi dépend de votre capacité à démontrer la conformité de vos pratiques par le biais de preuves tangibles. Pour chacun des 32 indicateurs du référentiel, vous devez être en mesure de fournir des preuves convaincantes de la qualité de vos services de formation.
Ces preuves ne se limitent pas seulement aux documents papier ou numérique. Elles incluent aussi celles qui sont enregistrées dans vos logiciels de gestion, vos plateformes pédagogiques et vos outils de suivi. Par exemple, un tableau de bord numérique présentant vos indicateurs de performance peut être aussi valable qu’un document PDF.
Dans le cadre de vos formations, vous générez naturellement de nombreuses preuves :
Ces documents constituent le socle de votre système qualité. Des éléments plus transversaux, comme les CV de vos formateurs, vos procédures qualité et vos comptes-rendus de réunion, le complètent.
Le plus grand défi est d’organiser et de rendre accessibles ces preuves. Un système de classement structuré, qu’il soit physique ou numérique, facilite leur présentation lors de l’audit. La centralisation des données dans un logiciel de gestion administrative comme SmartOF optimise ce processus en automatisant la collecte et l’organisation des preuves.
Pour vous aider à identifier précisément les preuves attendues, voici un aperçu détaillé des 10 premiers indicateurs du référentiel et des preuves associées :
L’audit de surveillance se concentre sur des points de contrôle stratégiques :
L’audit interne constitue un outil précieux de préparation. Planifiez des revues régulières de vos processus pour identifier les axes d’amélioration. Impliquez vos équipes dans cette approche d’autoévaluation continue. Cette pratique anticipe les écarts et optimise vos processus tout au long de l’année. La documentation systématique de vos actions d’évolution démontre votre engagement dans la démarche qualité.
Lors de l’audit de surveillance, deux types d’incompatibilités peuvent être identifiés :
Face à une non-conformité, voici une méthodologie structurée à réaliser :
Un suivi rigoureux de ces étapes garantit la résolution pérenne des non-conformités et renforce votre système qualité.
La préparation et l’examen de votre audit de surveillance deviennent plus simples grâce à SmartOF. Notre solution tout-en-un standardise vos procédures qualité tout en honorant les exigences de l’index Qualiopi. SmartOF centralise vos documents d’audit dans un espace sécurisé et structure votre démarche qualité.
La plateforme adapte vos processus à vos besoins tout en respectant le référentiel. Les fonctionnalités de traçabilité incorporées vous assurent un suivi précis de toutes les actions réalisées. L’automatisation des tâches administratives réduit les erreurs et optimise la préparation de votre audit. La solution évolue régulièrement pour intégrer les dernières exigences réglementaires, vous garantissant ainsi une conformité permanente de votre système qualité.
L’audit de surveillance représente une étape clé pour maintenir votre certification qualité. Trouvez les réponses à vos questions sur l’audit intermédiaire.
La date d’audit de surveillance doit être réalisée entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de l’attestation. Une attention particulière doit être portée à cette échéance, car son non-respect peut entraîner la suspension de la certification Qualiopi.
Le temps est fixé selon votre périmètre d’activité et votre chiffre d’affaires. Pour un organisme de formation standard, elle s’étend sur une demi-journée. Le service certificateur vérifiera les indicateurs sur un échantillon représentatif.
L’audit peut être réalisé en ligne ou sur site, selon les dispositions prévues par l’auditeur. Cette modalité dépend de plusieurs critères, comme la taille de votre structure et la complexité de votre système qualité.
Rassemblez les preuves des actions correctives suite au précédent audit avec vos tableaux de bord qualité et les documents relatifs au traitement des plaintes.
L’auditeur examinera un échantillon sur la période écoulée depuis l’audit initial. Une attention particulière sera portée aux opérations de développement des compétences réalisées et aux résultats obtenus.
Tout changement dans votre périmètre d’activité doit être signalé à l’organisme certificateur. Un autre audit pourra être nécessaire pour valider ces modifications au sein de votre certification.
Documentez vos nouvelles activités sous-traitées. Rédigez les accords, procédez aux inspections nécessaires et collectez des preuves attestant du respect des normes de qualité.
Les nouveaux entrants doivent présenter des preuves tangibles de leur présence. L’auditeur vérifiera particulièrement la mise en œuvre effective du système qualité et l’application des processus définis au départ.
L’utilisation du logo Qualiopi est régie par une charte graphique stricte. Votre certification doit être visible sur votre site web et vos supports de communication, en respectant les dispositions de l’arrêté relatif à la marque.
