Qu’est-ce que c’est ?
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est une obligation pour tous les organismes de formation depuis la loi avenir professionnel du 5 septembre 2018 entré en application au 1er janvier 2019.
Conformément à cette loi, tous les organismes de formation titulaires d’un Numéro de Déclaration d’Activité doivent établir ce bilan chaque année. Ce document reprend un ensemble d’informations relatives aux revenus de l’organisme mais également à son fonctionnement pédagogique et à son public d’apprenants.
Comment faire ?
Le BPF est à remplir une fois par an et se fait en ligne directement sur le site
Mon Activité Formation (MAF). La déclaration doit se faire avant le 30 avril - cette échéance peut être repoussée en fonction des années (reportée au 31 mai en 2022) - et doit être effectuée dans la fenêtre d’ouverture du formulaire sur le site MAF.
Si c’est votre première déclaration ou si vous ne savez pas comment faire, le Ministère du Travail a édité
ce guide détaillant étape par étape comment procéder en fonction de votre situation.
En pratique :
Sur le site MAF, vous devrez reporter les données correspondant à votre activité annuelle en fonction de différentes catégories demandées :
Informations administratives à jour (cadre A)
Dates de l’exercice comptable (cadre B)
Produits de votre organisme et leurs détails (Cadre C)
Charges détaillées de l’organisme (Cadre D)
Heures de formation effectuées par vos formateurs internes et externes (Cadre E)
Informations concernant votre volume de stagiaire et de sessions de formations (Cadre F et G)
Informations à jour concernant le dirigeant de l’organisme de formation (Cadre H).
Cela demande une rigueur certaine dans le pilotage annuel de votre activité afin d’avoir tous les éléments nécessaires lorsque vous devez remplir le formulaire. De plus, il faut s’assurer de ne pas rater la date limite au risque de tomber sous le coup des sanctions prévues en cas de manquement à l’obligation de transmission du BPF à l’administration : 4 500 € d’amende, perte du Numéro de Déclaration d’Activité.
Comment simplifier la saisie du BPF ?
Il existe plusieurs moyens de ne pas subir la transmission du BPF à l’administration. La première consiste à anticiper la date de dépôt fixé au 30 avril de chaque année afin de ne pas se retrouver au dépourvu. L’autre élément important c’est de connaître les éléments demandés dans le BPF afin de s’assurer tout au long de l’année d’exercice de les indexer et les conserver quelque part où il sera simple de les retrouver le moment venu (matrice de calcul Excel par exemple).
L’autre moyen, le plus simple, est d’utiliser une solution dédiée qui collecte les informations nécessaires en se basant sur vos activités tout au long de l’année (sessions de formation, profils des apprenants, gestion des formateurs) pour vous permettre d’accéder à un récapitulatif de ces informations quand vous le souhaitez.