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Comment le digital peut vous aider à gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée ?

22/11/2023

La taille d’un organisme de formation ordonne la charge de travail et les actions menées par le pôle administratif. En effet, plus le nombre d’apprenants et de formateurs augmentent, plus la gestion de travail doit se structurer. Chaque pôle administratif fonctionne d’une manière différente. Certaines organisations s’attachent à garder des processus traditionnels mais elles s’aperçoivent rapidement qu’elles sont limitées dans la gestion des tâches.

D’autres intègrent petit à petit le digital sans pour autant avoir de solution particulière, comme l’utilisation d’Excel ou la création d’un tableau de suivi. Seulement, le partage de l’information et la collaboration ne sont pas mis en avant.

Digitaliser ses processus administratifs avec un logiciel dédié et sur-mesure est la solution pour gagner un temps considérable sur les tâches à faible valeur ajoutée. En effet, la digitalisation impacte positivement les actions et démarches administratives au sein d’un organisme de formation. Dans cet article, nous vous expliquons les procédés à mettre en place pour répondre à un gain de productivité et de temps pour la gestion des tâches.

La dématérialisation des processus administratifs, source de valeur ajoutée.

En tant qu’organisme de formation, votre pôle administratif constitue un véritable enjeu dans la gestion des dossiers et dans l’application des réglementations comme Qualiopi. En travaillant la dématérialisation de vos procédures, vous pouvez gagner du temps dans le traitement des informations, et sécuriser celui-ci en limitant le risque d’erreurs.

La digitalisation va vous permettre par exemple :

  • De simplifier et automatiser la saisie de données
    Inutile de renseigner la même donnée à plusieurs endroits, un logiciel adapté le fera automatiquement pour vous, et limitera le risque d’oubli et d’erreur.
  • De générer des documents automatiquement
    Les attestations, convocations et feuilles d’émargement font partie des documents de formation demandant le plus de temps et d’investissement. La récurrence de ces tâches les rend chronophages et peut potentiellement impacter négativement votre motivation à les réaliser. Avec un logiciel dédié qui automatise les procédures, vous optimisez votre temps sur la réalisation de ces tâches et sur leur vérification.
  • De générer votre BPF rapidement
    En fin de parcours, inutile de reprendre l’ensemble du dossier de formation pour réaliser votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF), celui-ci aura été construit automatiquement, au fur et à mesure des informations que vous aurez renseignées tout au long du parcours (dépenses réalisées, contrats d’intervention des formateurs, présence des apprentis…)
  • De créer des alertes
    Libérer votre charge mentale, en étant alerté sur des tâches en retard ou à venir, sur des éléments manquants dans un dossier, et programmer vos relances.

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La centralisation de l’information pour gagner en productivité.

La digitalisation des processus administratifs est vectrice de bonnes relations entre les formateurs et les apprenants. En effet, centraliser les informations allège les échanges. Par exemple, les formateurs accèdent plus facilement à leurs plannings et leurs documents sensibles, comme les contrats et les factures. Vous observez également une diminution des appels téléphoniques et des envois de mails car les informations sont partagées au même endroit.

La centralisation des informations consiste à partager et rendre accessible des données dans un seul et même endroit. L’intérêt d’instaurer une telle démarche est de permettre à tous les processus métier d’avoir le même niveau d’information.

De manière générale, l’utilisation d’un outil ou d’une plateforme dédiée au partage et à la centralisation des informations favorise la communication entre les différents interlocuteurs. Un des autres avantages observés est le gain de temps. Grâce à l’automatisation des processus, le laps de temps entre le dépôt d’une demande de facturation et l’obtention du document est moindre.