Indicateur 18 Qualiopi : Coordination des intervenants
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Comment coordonner efficacement tous les acteurs, des formateurs aux services administratifs, en passant par les prestataires externes ? Voici les clés pour répondre à l’indicateur 18, en tenant compte de l’exigence du référentiel Qualiopi. Identifiez clairement les rôles et responsabilités de chaque intervenant, mettez en place des processus de communication efficaces et mobilisez toutes vos ressources. Fiches de poste, organigramme fonctionnel, planning des interventions… nous abordons tous les documents essentiels pour prouver la qualité de votre démarche et obtenir la certification Qualiopi.
Présentation de l'indicateur 18
L’indicateur 18 de la certification Qualiopi vise à assurer la coordination des acteurs impliqués dans votre prestation, qu’ils soient internes ou externes. Il s’applique à toutes les catégories d’actions de formation.
Pour répondre aux attentes de cet indicateur, votre organisme doit démontrer une coordination efficace entre :
- L’équipe pédagogique (formateurs, tuteurs) ;
- Le personnel administratif ;
- Les services logistiques ;
- L’équipe chargée du développement commercial ;
- Les prestataires externes.
Cette coordination vise plusieurs objectifs clés :
- Favoriser les échanges entre toutes les parties prenantes ;
- Maximiser l’efficacité des ressources ;
- Accroître l’efficacité globale de votre organisation ;
- Bonifier le développement des compétences des participants.
En coordonnant ces différents acteurs, vous créez les conditions optimales pour dispenser des formations de qualité et obtenir la certification Qualiopi. Cette synergie entre les intervenants est la clé d’une prestation réussie et d’une expérience positive pour vos bénéficiaires.
Indicateur 18 : Quel est le niveau attendu ?
L’indicateur 18, critère 4 du référentiel Qualiopi, ne se limite pas à la simple présence des parties prenantes, mais il met l’accent sur leur coordination efficace. Votre organisme doit démontrer sa capacité à identifier avec précision les acteurs clés, qu’ils soient internes ou externes. Il doit aussi orchestrer leurs actions pour assurer un déroulement optimal des formations.
En pratique, cela revient à :
- Identifier clairement les différents intervenants internes et/ou externes nécessaires à la prestation des formations ;
- Clarifier les responsabilités et rôles : qui s’occupe de quoi ? Vous devez définir les responsabilités du personnel dédié, du formateur à l’administratif, en passant par la logistique et le commercial ;
- Mettre en place une coordination optimale : comment s’assurer que tous travaillent en harmonie ? Les réunions régulières, la communication transparente et les outils de gestion de projet sont autant de moyens pour y parvenir.
Vous devez démontrer une organisation claire et une gestion efficace du temps et des ressources. Atteindre ce niveau d’exigence prouve votre maîtrise, tout en maximisant vos chances de succès pour l’obtention de la certification Qualiopi.
Exemple concret d'un organisme de formation pour l'indicateur 18
Quelles preuves apporter pour l'indicateur 18 ?
Pour convaincre l’auditeur Qualiopi de l’efficacité de votre coordination, vous devez fournir des preuves tangibles. Voici quelques exemples de documents qui illustrent concrètement la mise en œuvre de l’indicateur 18 :
- L’organigramme fonctionnel avec les champs d’intervention (pédagogique, technique, commercial et social) : il met en évidence la structure de votre organisation et la répartition des rôles. Il identifie qui est responsable de chaque domaine d’activité. Cette représentation facilite la compréhension de la structure hiérarchique ainsi que des relations entre les divers participants ;
- La liste des intervenants et des contributeurs internes ou externes : elle identifie toutes les personnes impliquées dans vos prestations, avec une description précise de leur rôle et de leur contribution. Ce procédé garantit qu’aucun acteur crucial n’a été omis et que ses qualifications correspondent effectivement aux exigences de la formation ;
- Les contrats de travail, de prestations de service : ils officialisent la collaboration avec vos intervenants et précisent les termes de leur engagement (missions, responsabilités, durée, etc.) ;
- Les fiches de poste : elles décrivent les missions et responsabilités de chaque membre de votre équipe, clarifiant ainsi leur rôle et leurs attributions.
- La liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap : elle identifie les personnes clés pour chaque domaine, facilitant la communication et la résolution des problèmes. Cette mesure témoigne de votre attachement à l’accessibilité et à la qualité de l’accompagnement ;
- Le planning des intervenants : il visualise la répartition des tâches ainsi que la disponibilité de chacun, ce qui permet de vérifier si les activités sont bien coordonnées et d’éviter les conflits d’horaire. Cela témoigne d’une organisation anticipée et rigoureuse ;
- Les comptes rendus de réunions d’équipe : ils retracent les échanges, les décisions prises et les actions à entreprendre. Ils permettent de suivre l’évolution des projets, de vérifier la communication entre les équipes et de s’assurer que chaque membre est informé des avancées et des points de blocage ;
- Les relevés des échanges avec les intervenants externes : ils documentent les interactions avec vos partenaires externes (e-mails, comptes-rendus d’appels…). Ces documents permettent de reconstituer l’historique des échanges, de vérifier la fluidité de la communication et de s’assurer de la bonne synchronisation des actions.
Sachez qu’en tant qu'auto-entrepreneur, vous avez la possibilité de soumettre des preuves démontrant votre structure personnelle et la manière dont vous gérez vos différents rôles.
Nos conseils pour réussir l'indicateur 18
Une coordination efficace repose sur l’organisation et la rigueur. Pour simplifier la gestion de vos intervenants et réussir l’indicateur 18, adoptez une approche méthodique et structurée. Voici nos conseils :
- Mettez en place des checklists pour chaque type de réunion : créez des checklists personnalisées pour chaque type de réunion (réunion de direction, intégration des formateurs, réunion pédagogique…). Cela vous permettra de ne rien oublier et de vous assurer que tous les points importants sont abordés. Cette approche est valable que vous travailliez en équipe ou seul ;
- Établissez une planification et un ordre du jour précis : définissez une périodicité régulière pour vos réunions et établissez un ordre du jour précis. Intégrez des questions récurrentes afin d’assurer un suivi continu des aspects essentiels (gestion des abandons, prise en compte du handicap, veille réglementaire, traitement des réclamations, analyse des enquêtes de satisfaction…) ;
- Rédigez des comptes-rendus synthétiques : résumez les points clés et les décisions prises. Cela facilitera le suivi des tâches, la communication entre les participants et la progression de votre démarche d’amélioration continue. Ce document constitue une preuve tangible de votre collaboration pendant l’audit.
Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 18 ?
SmartOF est un logiciel de gestion et d’automatisation conçu pour répondre aux exigences de l’indicateur 18 de la certification Qualiopi. Il centralise les informations, automatise certaines tâches et facilite la communication. Il simplifie ainsi la gestion de vos équipes et optimise la coordination de vos actions.
Voici les fonctionnalités clés de SmartOF pour l’indicateur 18 :
- « Workflow Formateur » : Surveillez chaque phase de la collaboration avec vos formateurs, de la distribution des renseignements à la collecte des documents. Ce processus garantit une communication fluide et transparente avec vos partenaires ;
- Historique d’activité des Formateurs : Consignez les réunions et échanges que vous avez avec vos formateurs. SmartOF conserve un historique chronologique de ces éléments, facile à montrer durant un audit.
- Gestion des compétences des formateurs dans le CRM : Identifiez et catégorisez vos formateurs en fonction de leurs compétences spécialisées dans le CRM. Cela vous permet d’attribuer facilement le formateur adéquat à la formation appropriée, ce qui améliore la qualité de vos prestations.
SmartOF est le logiciel parfait pour montrer une collaboration productive entre les parties prenantes. En regroupant les données et en simplifiant les échanges, il facilite la communication et évite les erreurs. Toutes les informations et tous les comptes rendus de réunion sont consignés et accessibles dans l’outil, et les personnes concernées reçoivent des alertes lorsque c’est nécessaire.
Le logiciel vous aide à rassembler et à organiser les preuves nécessaires pour l’audit :
- L’organigramme fonctionnel : il est précieux pour vos équipes et pour l’auditeur ;
- Les contrats de travail et les contrats de prestation de services : ils sont tous centralisés et faciles d’accès ;
- La liste des référents (pédagogique, administratif, référent handicap) : elle est claire et précise ;
- Les comptes-rendus de réunions, points et contrôles : Ils sont archivés et consultables à tout moment ;
- Des modèles de checklist (avec version et date pour montrer leur évolution) : preuve de votre démarche d’amélioration continue.
SmartOF, c’est la solution complète pour gérer efficacement la coordination de vos intervenants et répondre aux exigences de l’indicateur 18. Il vous permet de gagner du temps, d’optimiser votre organisation et de maximiser vos chances de réussite pour la certification Qualiopi.
Précisions sur l'indicateur 18
Obligations spécifiques de l'indicateur 18
Pour les VAE : les intervenants externes qui participent à la validation des acquis de l’expérience (VAE) ne doivent pas être des certificateurs ou des financeurs.
Non-conformité de l'indicateur 18
Un manquement aux exigences de l’indicateur 18 peut engendrer des non-conformités. On distingue deux types de non-conformités : les mineures et les majeures.
Une non-conformité mineure peut être relevée en cas de défaut ponctuel de coordination. Cela correspond souvent à un événement unique, qui est simplement rectifiable, sans affecter sensiblement la qualité générale de vos prestations.
Une non-conformité majeure est est souvent observée dans les cas suivants :
- L’absence totale ou partielle de participation des intervenants : si l’auditeur constate qu’un ou plusieurs intervenants ne sont pas impliqués ou que leur contribution est insuffisante, cela peut être interprété comme un manque de coordination ;
- Répétition de problèmes de coordination : des problèmes de coordination récurrents, même s’ils semblent mineurs individuellement, peuvent révéler un dysfonctionnement plus profond dans l’organisation et entraîner une non-conformité majeure.
Il est donc impératif de mettre en place une coordination optimale et de s’assurer que tous les participants sont engagés et échangent efficacement.
