Indicateur 19 Qualiopi : Supports pédagogiques

Présentation de l'indicateur 19

L’indicateur 19 du référentiel Qualiopi évalue la capacité du prestataire à fournir des ressources pédagogiques et à faciliter leur accès pour les apprenants. Il ne suffit pas de donner des supports ; vous devez vous assurer que chaque bénéficiaire puisse comprendre et assimiler le contenu de votre prestation en lien avec le projet professionnel et les compétences visées. Il est commun à toutes les actions de formation.

Cet indicateur se décline en plusieurs objectifs clés :

• Proposer une variété de supports pédagogiques adaptés (documents de cours, outils interactifs, ressources multimédias) ;
• Garantir l’accessibilité des ressources pour tous les apprenants ;
• Faciliter  le développement des compétences et des connaissances pour les bénéficiaires ;
• Maintenir une cohérence entre les supports fournis et les objectifs de formation ;
• Améliorer la satisfaction des apprentis ;
• Optimiser l'efficacité de l’apprentissage et permettre sa continuité en dehors des sessions.

Une gestion efficace des ressources pédagogiques permet d’optimiser l’expérience d’apprentissage, de s’adapter aux nouvelles modalités de formation (notamment à distance), et de se démarquer sur le marché de la formation professionnelle.

Indicateur 19 : Quel est le niveau attendu ? 

Pour répondre à l’indicateur 19, votre organisme doit démontrer que les ressources pédagogiques sont cohérentes, disponibles et appropriables par les bénéficiaires.

Les exigences Qualiopi portent sur la cohérence, la disponibilité et l’appropriation :

• La cohérence des ressources pédagogiques avec les objectifs : vos supports doivent être en parfaite adéquation avec les objectifs de formation définis dans l’indicateur 5. Chaque ressource proposée doit contribuer directement à l’acquisition des compétences ciblées ;
• L’accessibilité des ressources : les supports pédagogiques doivent être facilement accessibles à tous les apprenants, pendant et après la formation. Pour les formations à distance, une assistance technique et pédagogique adaptée doit accompagner les apprenants tout au long de leur parcours ;
• L’appropriation par les apprenants : vos dispositifs doivent permettre aux apprenants d’utiliser efficacement les ressources physiques ou numériques. Cela peut être des documents de cours, des vidéos, des exercices ou encore des outils interactifs. Les bénéficiaires doivent pouvoir les exploiter de manière autonome pour consolider leurs acquis.

L'indicateur 19 de Qualiopi vérifie donc la cohérence, l'accessibilité et l'appropriation des ressources pédagogiques par les apprenants.

Nos conseils pour réussir l'indicateur 19

Pour réussir l’indicateur 19 du référentiel national qualité (RNQ), il est important d’être proactif et bien organisé. Voici nos conseils pour réussir votre audit :

• Présentez des supports de cours datés : bien que non obligatoire depuis la version 8 du référentiel national qualité (RNQ), apposer une date sur vos supports de cours témoigne de votre souci d’actualisation. Cela permet de vérifier rapidement que vous utilisez la dernière version. Cela renforce la crédibilité de vos ressources auprès du certificateur ;
• Expliquez clairement les modalités d’accès : précisez de manière détaillée comment les apprenants accèdent à vos ressources pédagogiques. Indiquez comment les participants peuvent accéder à la formation (plateforme en ligne, espace de partage dédié, distribution de documents physiques, etc.). Une procédure d’accès claire et transparente facilite l’apprentissage et démontre votre organisation.
• Documentez votre veille pédagogique : tenez un compte rendu des réunions d’équipe consacrées à la pédagogie. Notez-y les discussions portant sur l’évolution des connaissances ainsi que les décisions prises quant aux mises à jour de vos outils d’enseignement. Ces comptes-rendus témoignent de votre engagement dans une démarche d’amélioration continue et d’adaptation aux changements du secteur.

En appliquant ces conseils lors du déroulement de l'audit, vous réussirez l’indicateur 19 et démontrez votre engagement envers la qualité de vos ressources pédagogiques.

Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 19 ?

SmartOF est un logiciel de gestion développé pour les organismes de formation. Il simplifie la gestion et la diffusion des ressources pédagogiques, répondant ainsi aux critères de l’indicateur 19 de Qualiopi.

Le logiciel permet une gestion centralisée et efficace des ressources pédagogiques grâce à plusieurs fonctionnalités clés :

• Centralisation et diffusion des ressources : téléchargez toutes sortes de ressources (documents, liens, vidéos) sur la plateforme, puis diffusez-les facilement via les extranets des apprenants, formateurs et clients. Cette centralisation simplifie la gestion et garantit un accès uniforme à tous les supports ;
• Autonomie des formateurs : ces derniers peuvent eux-mêmes ajouter et gérer des ressources pédagogiques, ce qui favorise la réactivité et l’adaptation aux besoins spécifiques des apprenants ;
• Accès en ligne simplifié pour les apprenants : les apprenants consultent les ressources directement en ligne, sans téléchargement, ce qui fluidifie l’expérience d’apprentissage et favorise l’accessibilité ;
• Possibilité de partager des documents avec des groupes d’apprenants spécifiques : cela permet une personnalisation de l’accompagnement et une meilleure adaptation aux besoins individuels ;
• Automatisation de la distribution : une fois les ressources configurées pour une formation, leur distribution se fait automatiquement, assurant un accès systématique à tous les apprenants concernés ;
• Suivi et mise à jour des supports : le logiciel enregistre la date de modification des ressources, facilitant ainsi le suivi des mises à jour et démontrant votre engagement envers l’actualisation des contenus.

Ces fonctionnalités simplifient grandement la démonstration de votre conformité lors d’un audit Qualiopi. Effectivement, vous pourrez démontrer :

• L’organisation claire et structurée de vos ressources pédagogiques ;
• Les modalités d’accès clairement définies dans le livret d’accueil ;
• La traçabilité des mises à jour des supports ;
• La mise à disposition effective des ressources aux apprenants.

Exemple concret : Dès qu’une formation est programmée, SmartOF met automatiquement à disposition les documents pédagogiques correspondants dans l’Extranet Apprenant. Les participants reçoivent leurs informations d’identification et ont accès à tout moment aux ressources pédagogiques : supports de cours, exercices pratiques, plan de formation et documentation additionnelle. Les formateurs peuvent continuellement améliorer ces ressources pendant la formation, et chaque ajout est daté pour montrer l’évolution constante des supports.

SmartOF simplifie considérablement la gestion documentaire exigée par l’indicateur 19 tout en fournissant les preuves nécessaires pour l’audit Qualiopi.

Précisions sur l'indicateur 19

Obligations spécifiques de l'indicateur 19 

Le cas des formations à distance : Lorsqu’une formation est partiellement ou totalement à distance, l’organisme de formation doit fournir une assistance technique et pédagogique adéquate aux participants. Cela est exigé par l’article D. 6313-3-1 du Code du travail, qui vise à s’assurer que les apprenants reçoivent le soutien dont ils ont besoin pour surmonter les obstacles techniques ou pédagogiques.

Les points clés :

• L’assistance technique : prévoir une aide pour résoudre les problèmes liés aux outils numériques, plateformes ou supports ;
• L’accompagnement pédagogique : mettre en place un suivi individuel ou collectif pour aider les apprenants ;
• Les modalités d’accessibilité : informer les apprenants des moyens d’assistance disponibles (tutoriels, hotline, forums, échanges par mail, visioconférence, etc.) ;
• La traçabilité : conserver des preuves des interactions et du soutien apporté (emails, enregistrements, logs de connexion, etc.).

En répondant à ces exigences, l’organisme de formation démontre sa capacité à maintenir un haut niveau de qualité en distanciel et à favoriser la réussite des bénéficiaires.

Non-conformité de l'indicateur 19

Une non-conformité mineure, relevée lors de l’audit, correspond à un défaut isolé et non récurrent concernant les ressources et moyens pédagogiques mis à disposition. Cette situation peut se présenter de diverses manières :

• Des ressources pédagogiques temporairement inaccessibles ;
• Des outils numériques qui ne fonctionnent pas temporairement ;
• Des instructions d’accès aux supports qui ne sont pas claires ou qui manquent d’informations.

Ces manquements, s’ils restent isolés et ne compromettent pas durablement la qualité de la formation, sont considérés comme des non-conformités mineures pouvant être corrigées rapidement.

Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants

En ce qui concerne les nouveaux entrants, les organismes de formation doivent démontrer qu’ils ont prévu des ressources pédagogiques adaptées et qu’ils mettront en place des dispositions concrètes pour permettre aux bénéficiaires de s’en approprier efficacement. Ces mesures devront être opérationnelles et leur mise en œuvre sera évaluée au moment de l’audit de surveillance.