Gestion des compétences

Présentation de l'indicateur 22

L’indicateur 22, du critère 5 de Qualiopi, demande aux organismes de formation d’investir dans le développement et le maintien des compétences de leurs équipes. Cela concerne tous les collaborateurs impliqués dans la formation, et pas seulement l'équipe pédagogique. Cet indicateur s’applique à toutes les actions de formation.

En pratique, l’organisme de formation doit : 

• Identifier les besoins en formation de tous ses collaborateurs ;
• Mettre en place des actions de développement des compétences adaptées ;
• Évaluer régulièrement les compétences des formateurs et leur mise en application ;

L’indicateur vise plusieurs enjeux : 

• Garantir que les aptitudes du personnel restent à la pointe des tendances sectorielles ;
• Assurer une formation de qualité et d’actualité ;
• Favoriser l’innovation pédagogique ;
• Renforcer la crédibilité de l’organisme ;
• Motiver et fidéliser le personnel.

L’indicateur 22 met en évidence l’importance de la capacité d’un organisme de formation à développer les capacités de son propre personnel, que ce soit les formateurs, l’équipe administrative ou l’équipe support.

Indicateur 22 : Quel est le niveau attendu ? 

Pour répondre à l’indicateur 22, votre organisme doit démontrer une approche globale du développement des compétences de tout son personnel avec une stratégie proactive et documentée. Il ne s’agit pas uniquement des formateurs, mais de tous les collaborateurs impliqués dans votre prestation, y compris le personnel administratif, technique et de support.Cela implique :

• Des leviers de formation diversifiés : utiliser une variété de leviers de formation (formations internes/externes, ateliers, e-learning, mentorat, etc.) pour répondre aux différents besoins ;
• Une démarche inclusive : engager l’ensemble du personnel dans le processus de développement des compétences, quelle que soit sa fonction au sein de l’organisation (pédagogie, gestion, administration, support, etc.) ;
• Un suivi formalisé : fournir des preuves tangibles des actions mises en œuvre (plans de formation, évaluations, témoignages, etc.) et de leur impact sur la pratique professionnelle.

L’indicateur 22 nécessite donc une approche proactive, inclusive et documentée pour le développement des compétences de tout le personnel. Cette démarche garantit une adéquation constante entre les compétences des collaborateurs et les exigences des prestations proposées, renforçant ainsi la qualité des services offerts par l’organisme.

Exemple concret d'un organisme de formation pour l'indicateur 22

Prenons l’exemple d’un centre de formation, dans le domaine de l’hôtellerie-restauration, qui détient la certification Qualiopi. Pour se conformer à l’indicateur 22, cet organisme a mis en place plusieurs actions concrètes :

• L’identification des compétences nécessaires : l'organisme commence par établir un tableau des compétences requises pour chaque poste, qu’il s’agisse de chefs de cuisine, de serveurs ou de personnel administratif. Ce tableau est constamment mis à jour pour refléter les dernières tendances du secteur ;
• Une offre de formations diversifiée : il propose un éventail de formations, allant des séances pratiques en cuisine aux ateliers sur la relation client, en passant par des modules de gestion d’entreprise. Des formations en ligne sont aussi accessibles au personnel administratif ;
• Une approche inclusive : tous les employés, y compris le personnel de nettoyage et de maintenance, participent à des séances de sensibilisation sur l’importance de l’expérience client. Cela favorise une culture d’entreprise centrée sur la qualité du service ;
• Un suivi formalisé : l'OF utilise des fiches de suivi pour chaque collaborateur, documentant les formations suivies et les compétences acquises. Des entretiens annuels permettent d’évaluer les progrès et d’ajuster le plan de développement des compétences ;
• Des témoignages et des évaluations : des évaluations régulières des formations sont réalisées, accompagnées de témoignages de participants sur l’impact de ces formations sur leur pratique quotidienne.

Grâce à ces initiatives, l’organisme de formation démontre son engagement envers le développement des compétences de tout son personnel, répondant ainsi aux exigences de l’indicateur 22 de manière efficace et structurée.

Quelles preuves apporter pour l'indicateur 22 ?

Pour satisfaire aux exigences de l’indicateur 22 de Qualiopi, votre organisme de formation doit démontrer son engagement dans la gestion et le développement continu des compétences de son personnel à l’aide de preuves tangibles. Voici quelques exemples concrets de preuves qui peuvent être soumises lors de l’audit :

• Le plan de développement des compétences : présentez un document détaillant les formations planifiées et effectuées pour chaque membre de l’équipe. Ce plan doit inclure les objectifs, les formations suivies et celles prévues pour répondre aux besoins identifiés ;
• Des comptes rendus d’entretiens professionnels : fournissez des comptes rendus d’entretiens professionnels qui soulignent les échanges sur leur niveau actuel, les besoins de formation et les aspirations professionnelles du personnel ;
• Les équipes de réflexion et d’échange de méthodes : mettez en évidence les démarches collaboratives, comme des séances de travail, des groupes de discussion ou des réunions, qui permettent de partager des expériences et d’optimiser les pratiques professionnelles ;
• Une communauté de pairs : mettez de l’avant des éléments démontrant que vos collaborateurs participent à des réseaux professionnels ou à des communautés d’échanges, renforçant ainsi leurs compétences grâce à des interactions avec des pairs ;
• Des exemples de diffusion d’informations sur les dispositifs de formation : fournissez des exemples de communication interne (emails, affichages, guides) expliquant les dispositifs comme le CPF, la VAE, ou les programmes de qualification tout au long de la vie ;
• Des actions de recherche-action : si possible, décrivez les projets menés par votre personnel pour innover ou améliorer les pratiques pédagogiques dans le cadre de leurs fonctions.

Ces preuves permettent de démontrer que l’organisme de formation mobilise une variété d’outils pour entretenir, renforcer et adapter les compétences de son personnel, conformément aux exigences de l’indicateur 22.

Nos conseils pour réussir l'indicateur 22

L’indicateur 22 se concentre sur la gestion des compétences de tous vos collaborateurs salariés, allant au-delà des seuls intervenants (internes ou externes) visés par l’indicateur 21. Pour répondre à cet indicateur, voici nos conseils :

• Élaborez un Plan de Développement des Compétences (PDC) : un PDC bien structuré, comme un tableau, est essentiel. Il doit inclure les formations déjà suivies et celles à venir pour chaque membre de l’équipe. Basez-vous sur les comptes-rendus d’entretiens professionnels pour identifier les besoins de formation et les intégrer au PDC ;
• Soyez proactif : assurez-vous de diffuser régulièrement à vos équipes des informations pertinentes pour leur travail et leur développement professionnel. Mettez l’accent sur les dispositifs de formation continue, comme le CPF et la VAE. Assurez-vous de conserver des preuves de ces communications.

En résumé, une communication transparente et un PDC structuré, alimenté par les entretiens professionnels, sont les clés pour réussir l’indicateur 22 et démontrer votre engagement envers le développement des compétences de tous vos salariés.

Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 22 ?

SmartOF est un logiciel de gestion qui aide à répondre aux exigences de l’indicateur 22 de Qualiopi. SmartOF facilite la gestion et le développement des compétences de vos intervenants grâce à :

• Un historique des activités des formateurs : chaque fiche de formateur dans SmartOF inclut un historique des activités réalisées : formations suivies, entretiens professionnels, évaluations etc. Cela garantit une traçabilité optimale du formateur et de ses compétences ;
• Suivi des formations de vos formateurs : inscrivez les formateurs dans des sessions dédiées pour suivre leur plan de développement des compétences.

L’espace de stockage de SmartOF peut être utilisé pour archiver les comptes-rendus des entretiens professionnels et individuels. Grâce à l’analyse de ces comptes-rendus par le service RH, le plan de développement des compétences de chaque collaborateur est mis à jour et accessible dans SmartOF. De cette manière, chaque membre de l’équipe reste au courant et engagé dans son évolution professionnelle.

Les preuves apportées par SmartOF sont les suivantes :

• Les fiches Formateur et leur historique d’activité : traçabilité complète des entretiens et évaluations de l’intervenant. Affectez des compétences aux fiches Formateurs pour retrouver facilement les formateurs par compétence  ;
• Le sessions des formations suivies par les formateurs : un tableau qui résume les formations déjà suivies et celles à venir, offrant ainsi une vue d’ensemble claire du Plan de Développement des Compétences ;

SmartOF propose une solution complète pour gérer le développement des compétences de votre équipe, tout en répondant aux exigences de preuve pour l’indicateur 22 de Qualiopi.

Précisions sur l'indicateur 22

Non-conformité de l'indicateur 22

Lors de l’audit, le non-respect, même partiel, de l’indicateur 22 peut entraîner une non-conformité majeure. Voici quelques exemples de situations qui pourraient être constatées :

• L’absence d’un plan de développement des compétences : Il n’y a pas de document écrit et organisé qui énonce clairement les mesures à prendre pour renforcer les compétences de l’ensemble du personnel ;
• Un manque de preuves de mise à jour des qualifications : une insuffisance de documents attestant que les qualifications et compétences du personnel sont régulièrement évaluées et mises à jour ;
• Une défaillance dans l’organisation des formations continues : l’absence de formation continue suivies ou proposées à vos intervenants. Ou le manque de réunions systématiques pour discuter des besoins et des progrès des collaborateurs.

Ces manquements affectent la qualité de la formation et peuvent compromettre l’obtention de la certification Qualiopi. Vous disposez d’un délai de 3 mois pour corriger votre non-conformité avant l’audit de surveillance.

Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants

Nouveaux entrants : cet indicateur sera audité lors de l'audit de surveillance.