Indicateur 21 Qualiopi : Compétence des intervenants

Présentation de l'indicateur 21

L’indicateur 21 met l’accent sur la sélection, la mobilisation et l’évaluation des compétences des intervenants, internes ou externes. Vous devez justifier que chaque formateur possède les compétences nécessaires pour assurer la qualité des formations. Cela nécessite une analyse approfondie des compétences requises pour chaque prestation et une évaluation minutieuse des qualifications et de l’expérience des formateurs. L’objectif est d’assurer une formation de qualité à vos apprenants. L’indicateur 21, selon le guide de lecture, vise plusieurs objectifs :

• Structurer le processus de recrutement et d’évaluation ;
• S’assurer que les compétences des formateurs correspondent aux formations dispensées ;
• Promouvoir le développement professionnel continu des intervenants ;
• Garantir la qualité des prestations de formation.

En pratique, vous devez mettre en place un système structuré pour :

• Identifier les compétences requises pour chaque formation ;
• Sélectionner des intervenants qualifiés ;
• Évaluer régulièrement leurs compétences ;
• Assurer le maintien et le développement de leurs compétences.

Indicateur 21 : Quel est le niveau attendu ? 

Pour répondre à cet indicateur de la certification Qualiopi, votre organisme de formation doit démontrer que les compétences nécessaires pour réaliser les prestations ont été définies en amont et sont adaptées à celles-ci. 

1. Identifiez les compétences nécessaires pour chaque formation en les définissant clairement à l’avance. Vérifiez qu’elles correspondent aux objectifs des prestations (définis à l’indicateur 5) et établissez les critères de qualification attendus ;
2. Évaluez systématiquement les compétences des intervenants pour vous assurer qu’ils répondent aux critères établis. Documentez leur expertise et leur expérience ;
3. Le suivi et le développement : mettez en place un processus continu d’évaluation, puis veillez au maintien et à l’actualisation des compétences.

Cette approche méthodique assure que vos formateurs possèdent et maintiennent les compétences nécessaires pour offrir une formation de qualité.

Nos conseils pour réussir l'indicateur 21

Pour maximiser vos chances de réussite sur l'indicateur 21, structurez votre démarche autour de ces points clés :

1. Pour maîtriser l’indicateur 21, commencez par déterminer clairement les compétences nécessaires pour chaque formation.   Pour ce faire, vous pouvez utiliser l’outil « Tableau croisé » pour indiquer les compétences et évaluations requises pour chaque objectif des formations. Pensez à l’actualiser régulièrement.
2. Ensuite, décrivez les modalités d’intégration de vos formateurs, qu’ils soient internes ou externes (consultez l’indicateur 18 pour plus de détails). N’oubliez pas de démontrer la sensibilisation de votre personnel à l’accueil des publics en situation de handicap (par exemple, en suivant la formation Agefiph « Sensibilisation »). 
3. Enfin, vous présentez un « Plan de développement des compétences ». Ce document, sous la forme d’un tableau, par exemple, montre les formations que vos intervenants ont suivies précédemment ainsi que celles qu’ils devront suivre dans les prochains mois pour maintenir leurs compétences. 

Attention : cet indicateur concerne aussi les intervenants externes, c’est-à-dire vos sous-traitants.

Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 21 ?

Le logiciel de gestion de centre de formation SmartOF est facilement capable de répondre aux exigences de l’indicateur 21 de Qualiopi.

Avec SmartOF vous avez la possibilité d’avoir : 

• Une base de données CRM de vos formateurs, centralisant leurs diplômes, certifications et compétences ;
• Un stockage sécurisé des documents justificatifs (CV, attestations, etc.) directement dans les fiches de formateurs;
• Un suivi détaillé des entretiens, évaluations et phases d'intégration (l’historique des activités) ;
• Des champs personnalisables dans les fiches formateurs pour le processus d'onboarding ;
• Un Workflow dédié au formateur pour chaque session de formation afin de suivre un processus précis (mails envoyés, documents signés).

Les avantages d’utiliser le logiciel de gestion SmartOF : 

• La centralisation de toutes les informations de vos intervenants dans un CRM ;
• L’accès instantané aux traces des évaluations et on-boarding de chaque formateur durant l’audit.

Avec SmartOF, chaque formateur dispose d'une fiche complète dans le CRM, documentant son parcours d'intégration, ses compétences et ses formations continues. Le système permet d'associer automatiquement les formateurs aux formations correspondant à leurs expertises, tout en conservant l'historique des entretiens professionnels et des évaluations.

Les éléments de preuve facilement accessibles dans SmartOF :

• Processus d'intégration (interne et externe, incluant la sensibilisation au handicap) ;
• Comptes-rendus des entretiens professionnels ;
• CV et attestations de compétence des formateurs ;

SmartOF est un outil indispensable pour les organismes de formation qui souhaitent se conformer à l’indicateur 21 et obtenir la certification Qualiopi. Il simplifie la gestion des compétences et centralise les informations essentielles, facilitant ainsi la préparation aux audits. Cela vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : la qualité de vos formations.

Précisions sur l'indicateur 21

Obligations spécifiques de l'indicateur 21 

Dans le cadre de la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) : l’indicateur 21 exige une attention particulière quant à la formation des accompagnateurs. Ceux-ci doivent justifier d’une formation spécifique à l’analyse des référentiels métiers et certifications dont ils ont la charge, ainsi qu’à la méthodologie d’accompagnement.

Non-conformité de l'indicateur 21

Durant l’audit, le non-respect, même partiel, des exigences de l’indicateur 21 Qualiopi peut entraîner des non-conformités majeures, compromettant l’obtention de la certification. 

Voici plusieurs exemples de situations susceptibles de mener à une non-conformité majeure :

• Une définition insuffisante des compétences : vous n’avez pas clairement défini les compétences nécessaires pour chaque prestation, rendant difficile l’évaluation de l’adéquation des profils des intervenants ;
• L’absence de vérification des compétences : vous n’avez pas mis en place de procédure pour vérifier si les intervenants possèdent réellement les compétences qu’ils ont déclarées. Cela peut inclure l’absence de vérification des diplômes ou des certifications, ou l’absence d’évaluation pratique des compétences ;
• Le manque de suivi des compétences : vous ne disposez pas d’un processus formel pour évaluer et assurer le maintien et le développement des compétences des intervenants. L’absence d’entretiens professionnels, de plan de développement des compétences ou de suivi des formations continues peut être considérée comme une non-conformité.

En cas de non-conformité majeure, l’organisme de formation ne pourra pas obtenir la certification Qualiopi. Toutefois, un délai de 3 mois après l’audit est accordé pour mettre en place des actions correctives et se conformer aux exigences de l’indicateur lors de l'audit de surveillance.