Comment obtenir la certification Qualiopi en 2024 ?

Vous rêvez de propulser votre centre de formation vers de nouveaux sommets ? La certification Qualiopi, délivrée par un organisme habilité, est votre sésame pour 2024 ! 

Ce guide vous dévoile les conditions d'obtention et le processus qui révolutionne votre approche de la qualité. Transformez votre audit en levier de croissance. Maîtrisez les critères d'évaluation et les 7 indicateurs clés du RNQ. Démarquez-vous avec cette certification qualité dans le secteur de la formation. Que vous soyez un organisme de formation chevronné ou un nouvel entrant, nous dévoilons les exigences de la certification et les secrets pour l'obtenir et la conserver. Boostez votre visibilité sur le marché et ouvrez les portes des financements mutualisés et publics. Alors, êtes-vous prêt à relever le défi Qualiopi ?

Qu'est-ce que la certification Qualiopi ?

Qualiopi représente une certification officielle accordée par un organisme certificateur agréé. Instaurée par la loi "Avenir professionnel" du 5 septembre 2018, elle nécessite l'intervention d'organismes certificateurs accrédités. Si le référentiel est bien défini par le ministère du Travail, la délivrance de la certification est assurée exclusivement par ces organismes. Elle vise à certifier de la qualité des prestataires de formation professionnelle. Les critères d'évaluation stricts assurent une garantie de qualité pour tous les acteurs du secteur.

Cette certification qualité unique concerne plusieurs types d'organismes : les centres de formation, de bilan de compétences, de VAE et les CFA.

Son objectif est de garantir une qualité standard des formations professionnelles dans toute la France. Elle permet aux financeurs publics de vérifier la qualité des actions pédagogiques qu'ils soutiennent.

Pourquoi obtenir la certification Qualiopi ?

L'obtention de cette certification présente plusieurs avantages significatifs pour les organismes et autres prestataires d'actions de développement des compétences. Parmi les principaux avantages de la certification, on trouve :

• Éligibilité aux financements publics et financement mutualisé
• Reconnaissance officielle de la qualité de vos prestations
• Perfectionnement de vos pratiques internes
• Différenciation sur le marché de la formation
• Confiance accrue des clients et apprenants
• Référencement facilité sur la plateforme EDOF (Espace Des Organismes de Formation)

Qui est concerné par la certification Qualiopi ?

Qualiopi s'adresse à un large éventail d'acteurs du secteur de la formation. Sont concernés :

• Les organismes de formation professionnelle continue
• Les centres de bilan de compétences
• Les organismes réalisant des actions de validation des acquis de l'expérience (VAE)
• Les centres de formation par apprentissage (CFA)
• Les prestataires de formation à distance

La certification devient obligatoire pour accéder aux fonds publics ou mutualisés. 

À savoir que les organismes de formation qui ne font appel qu'à des financements privés (fonds propres de l’entreprise par exemple) ne sont pas soumis à l'obligation de certification Qualiopi. Ils peuvent néanmoins choisir de s'engager dans cette démarche pour démontrer leur engagement qualité et valoriser leur professionnalisme.

Un gage de qualité pour la formation professionnelle en France

L'offre de formation professionnelle nécessite une lisibilité accrue pour permettre aux différentes parties prenantes d'identifier facilement les organismes de qualité. La certification Qualiopi, délivrée par des instances accréditées, répond à ce besoin.

Les étapes pour obtenir la certification Qualiopi

L'obtention du certificat Qualiopi suit un processus de certification bien défini, comprenant plusieurs étapes clés. Voici un aperçu détaillé de ce parcours :

• Préparation et auto-évaluation : utilisez le guide de lecture du référentiel national qualité (RNQ) qui explicite les attendus pour chaque indicateur et critère du référentiel. Cette phase de mise en conformité permet de repérer les écarts et d'améliorer vos méthodes pour répondre aux exigences de la certification.
• Choix de l'organisme certificateur : consultez la liste des certificateurs et choisissez un certificateur accrédité par le COFRAC afin de passer un audit. Le choix de cette instance certificatrice est crucial pour la délivrance de la certification.
• Demande auprès d'un organisme certifié : une fois votre choix effectué, vous devez déposer une demande formelle de certification auprès de celui sélectionné et signer un contrat. Celui-ci vous fournira les informations sur les modalités de l'audit et les documents nécessaires à préparer pour l'accompagnement à l'audit.
• Audit initial : un auditeur mandaté par l'organisme certificateur évaluera votre conformité aux critères Qualiopi. Cet audit peut se dérouler sur site ou à distance, selon la taille et la nature de votre structure.
• Rapport d'audit et décision de certification : à l'issue de l'audit, l'auditeur rédige un rapport détaillant ses observations et conclusions. Sur la base de ce rapport, l'organisme chargé de la certification prend la décision d'accorder ou non la certification.
• Obtention de la certification : après validation, vous recevez Qualiopi pour 3 ans. Vous obtenez alors un certificat officiel et le droit d'utiliser la marque Qualiopi.
• Audit de surveillance : un contrôle vérifie votre conformité entre le 14e et 22e mois.

Préparation à la certification : bien réussir son audit

La préparation à l'audit est une étape cruciale qui demande une approche méthodique et rigoureuse. Voici quelques conseils pour vous y préparer efficacement :

• Formez-vous au référentiel Qualiopi : assurez-vous de bien comprendre les exigences du RNQ. Des formations spécifiques sont disponibles pour vous aider dans cette démarche.
• Réalisez un diagnostic interne : effectuez une auto-évaluation approfondie de vos pratiques actuelles en les confrontant aux critères du référentiel. Identifiez les points forts et les axes d'amélioration.
• Effectuez un audit blanc ou pré-audit : cette simulation d’audit, réalisée à distance, reproduit en condition réelle l’audit de certification. Un auditeur examine vos pratiques et documents selon les critères du référentiel. Ce pré-audit identifie les points à renforcer avant l’audit officiel.
• Mettez en place un plan d'action : créez votre plan d'action pour corriger les écarts. Prioriser les actions en fonction de leur importance et de leur complexité.
• Impliquez vos équipes : la certification Qualiopi concerne l'ensemble de votre organisme. Sensibilisez et formez vos collaborateurs aux enjeux de la démarche qualité.
• Documentez vos processus : assurez-vous que tous vos processus sont clairement documentés et conformes aux exigences. Cela inclut les procédures, les outils de suivi, les modèles de documents, etc.
• Testez votre système qualité : faites un test complet avec un audit blanc avant l'évaluation finale.

La liste à retenir :

Vous avez un doute pour votre audit ? Facilitez la préparation de vos audits grâce à SmartOF, notre plateforme qui structure et organise automatiquement vos preuves selon les 7 critères du référentiel.

Choix de l'organisme certificateur

Le choix de l'organisme certificateur est une décision importante qui peut influencer votre expérience de certification. Voici les éléments à prendre en compte :

• Accréditation COFRAC : vérifiez que l'organisme est bien accrédité par le COFRAC pour la certification Qualiopi. Cette accréditation est obligatoire.
• Expertise sectorielle : certains organismes certificateurs ont une expertise particulière dans votre domaine d'activité. Cela peut être un avantage pour une meilleure compréhension de vos spécificités.
• Couverture géographique : si vous avez plusieurs sites, assurez-vous que l'organisme peut intervenir sur l'ensemble de vos localisations.
• Réputation et références : renseignez-vous sur la réputation de l'organisme et demandez des références d'autres prestataires certifiés dans votre secteur.
• Coût et délais : comparez les tarifs et les délais proposés par différents organismes. Attention toutefois à ne pas faire de ce critère le seul élément de décision.
• Qualité de l'accompagnement : évaluez la disponibilité et la réactivité de l'organisme dans ses échanges avec vous. Un bon accompagnement peut grandement faciliter votre démarche de certification.

L'audit de certification

L'analyse de certification est l'étape clé du développement Qualiopi.  Il vise à évaluer la conformité pour les exigences du référentiel national qualité. Voici comment se déroule généralement cet audit :

Préparation de l'audit

Le certificateur vous envoie le programme : horaires, rendez-vous et documents requis.

Réunion d'ouverture

L'auditeur présente le déroulement de l'audit et confirme le plan avec vous.

Examen documentaire

L'évaluateur examine vos documents et enregistrements pour vérifier leur conformité aux exigences du référentiel.

Entretiens

Des entretiens sont menés avec différents membres de votre équipe pour évaluer la mise en œuvre effective des process.

Observation de situations de travail

Le certificateur peut demander à observer des situations réelles de formation ou d'accompagnement.

Réunion de clôture

L'expert présente ses conclusions, y compris les éventuelles non-conformités (conformité mineure ou conformité majeure par exemple) relevées.

Rapport d'audit

Un rapport détaillé est rédigé par l'auditeur et vous est transmis dans les jours suivant l'audit.

L'audit vérifie que vous respectez les 7 critères Qualiopi, de l'accueil jusqu'au suivi.

Les 7 critères de qualité du référentiel Qualiopi

Le référentiel national qualité sur lequel se base la certification Qualiopi comprend 7 critères principaux, déclinés en 32 indicateurs. Chaque critère est évalué à travers plusieurs indicateurs spécifiques, adaptés aux différents types d'actions (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage).

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des critères : 

Coût et durée de la certification Qualiopi

Quel est le tarif à prévoir ?

Le coût de la certification Qualiopi n'est pas standardisé et s'adapte aux spécificités de chaque organisme de formation. La certification coûte deux audits : le premier examen et un contrôle entre 14 et 22 mois après.

Le tarif de l'audit varie significativement, avec un coût moyen journalier compris entre 900€ et 1600€ HT. Le budget pour la certification dépend de plusieurs facteurs :

• Le statut du centre de formation
• Le chiffre d'affaires réalisé
• Le nombre de sites à auditer

Le prix de la certification inclut généralement l'audit de surveillance, représentant environ 1000€ HT. La certification reste valide pendant 3 ans, nécessitant ensuite un renouvellement complet du processus.

Pour optimiser le financement de la certification, vous devez comparer les prix des certificateurs. Vérifiez tous les frais inclus dans leur offre.

Les aides financières

Plusieurs dispositifs de financement permettent aux organismes de formation de réduire le coût de leur certification Qualiopi. Ces aides se déclinent en trois catégories principales :

1. Le soutien des OPCO : les Opérateurs de Compétences proposent des subventions aux organismes de formation affiliés ou travaillant avec leurs entreprises adhérentes. Ces aides peuvent couvrir partiellement ou totalement les frais d'audit et de préparation à la certification. Chaque OPCO définit ses propres critères d'éligibilité et modalités de financement.
2. Les dispositifs régionaux : les Conseils Régionaux mettent en place des programmes d'aide spécifiques, particulièrement accessibles aux petites structures. Ces subventions peuvent inclure une participation aux frais d'audit, un accompagnement préparatoire et des ateliers de formation.
3. Les fonds européens et nationaux : Des financements complémentaires existent à travers :

• Le Fonds Social Européen (FSE)
• Les programmes nationaux de développement de la formation
• Les appels à projets spécifiques, notamment dans les secteurs prioritaires

Maintien et renouvellement de la certification

Une fois la certification Qualiopi obtenue, il est essentiel de maintenir votre conformité aux exigences du référentiel. Mettez en place une veille réglementaire et qualité pour rester informé des évolutions du secteur et du référentiel. Améliorez vos méthodes selon les retours des élèves et vos résultats.

Entre le 14e et le 22e mois suivant votre certification initiale, vous devrez passer un audit de surveillance. Cet audit, plus léger que l'audit initial, vise à s'assurer que vous maintenez votre conformité. Environ 6 mois avant l'échéance de votre certification, commencez à préparer votre audit de renouvellement. Réalisez une nouvelle auto-évaluation complète. Cet audit doit être réalisé avant la fin de validité de votre certification actuelle pour garantir la continuité. En cas de succès de l'audit de renouvellement, une nouvelle certification vous est délivrée pour 3 ans.

Cas particuliers et questions fréquentes

Certification Qualiopi pour les nouveaux entrants

Les organismes nouvellement créés peuvent obtenir la certification Qualiopi, même s'ils n'ont pas encore d'activité. Voici les conditions spécifiques :

• Justifier d’une déclaration d’activité de moins de 12 mois
• Se soumettre à un audit initial évaluant la formalisation des processus
• Prévoir un audit de surveillance renforcé dans les 12 mois, vérifiant la mise en oeuvre effective

Qualiopi et le Compte Personnel de Formation (CPF)

La certification Qualiopi est étroitement liée au Compte Personnel de Formation :

• Obligation : Depuis le 1er janvier 2024, seuls les organismes certifiés Qualiopi peuvent proposer des formations éligibles au CPF.
• Visibilité : La certification Qualiopi est un critère de référencement sur la plateforme Mon Compte Formation.
• Qualité : Elle garantit aux titulaires de CPF la qualité des formations proposées.

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