Modèle d'import des Entreprises

Guide pour l’import des entreprises dans SmartOF

Ce guide détaille les instructions nécessaires pour importer correctement des fiches entreprises dans SmartOF. Suivez attentivement les consignes pour chaque colonne de votre fichier Excel afin de garantir un import sans erreur.

Explications de chaque colonne

archived

Ce champ permet de déterminer si la fiche entreprise sera archivée dès son import.

• Utilisez la valeur oui pour archiver une entreprise.
• Laissez le champ vide pour une entreprise active.
  

custom_id

C’est l’identifiant unique de l’entreprise. Si vous souhaitez générer vos propres IDs :

1. Trouvez le dernier ID existant dans votre base.
2. Ajoutez 1 pour la première entreprise à importer.
3. Étirez la cellule pour générer des IDs uniques pour toutes les lignes.
   

Si vous ne spécifiez pas d’ID, SmartOF en générera automatiquement.

nom

Indiquez la raison sociale de l’entreprise. Ce champ est obligatoire.

siret

Ajoutez le numéro SIRET de l’entreprise. Ce champ est également essentiel pour garantir une traçabilité légale.

email

Renseignez l’adresse email principale de l’entreprise.

tel‍

Ajoutez le numéro de téléphone de l’entreprise.

rue

Entrez l’adresse principale de l’entreprise (numéro, type et nom de voie). Cette adresse sera utilisée dans les documents, comme les conventions. Différenciez-la de l’adresse de facturation qui sera mentionnée plus bas.

complement_d_adresse

Ajoutez tout complément d’adresse pour l’adresse principale.

code_postal

Renseignez le code postal de l’adresse principale.

ville

Indiquez la ville correspondant à l’adresse principale.

provenance_bpf

Ce champ détermine le statut BPF (Bilan Pédagogique et Financier) de l’entreprise. Vous pouvez choisir parmi une liste de catégories prédéfinies. Par exemple :

• ‍C.1 : Entreprises pour la formation de leurs salariés.
• ‍C.2.a : Contrats d’apprentissage.‍
• C.2.h : Plan de développement des compétences.
• ‍C.9 : Contrats conclus avec des personnes à titre individuel.
• Laissez ce champ vide si le statut BPF ne s’applique pas.

facturation_code_postal

Indiquez le code postal pour l’adresse de facturation.

L'adresse de facturation sera indiquée dans les documents comme les factures. Sur une fiche entreprise, elle se trouve dans l'onglet dédié "informations de facturation".

facturation_complement_d_adresse

Ajoutez un complément d’adresse pour l’adresse de facturation si nécessaire.

facturation_nom

Entrez la raison sociale associée à l’adresse de facturation.

facturation_rue

Ajoutez l’adresse de facturation (numéro, type et nom de voie).

facturation_ville

Renseignez la ville correspondant à l’adresse de facturation.

Champs spécifiques (custom_field_x)

SmartOF vous permet d’ajouter jusqu’à 20 champs spécifiques pour compléter les informations sur vos entreprises. Pour utiliser ces champs, voici les règles à respecter :

Syntaxe :

• ‍‍Si le champ est une liste, respectez la casse exacte des items.
• Si le champ est une date, utilisez le format JJ/MM/AAAA.
• Si le champ est lié à un contact (apprenant, formateur, etc.), indiquez l’UID du contact (que vous pouvez obtenir via un export de votre base de données).

Configuration dans SmartOF :

• Dans le menu “Paramètres de l’OF”, vous pouvez visualiser et configurer ces champs spécifiques. Consultez les entêtes disponibles sous l’onglet “Imports Excel”.

Conseils pratiques

Structure de votre fichier :‍

• Assurez-vous que chaque colonne respecte la syntaxe et le format attendu.
• Les colonnes inutilisées peuvent être laissées vides.

Test d’import :‍

• Importez un échantillon de quelques entreprises pour vérifier le bon fonctionnement avant d’importer en masse.
  

En cas de doute ou de difficulté, n’hésitez pas à contacter le support SmartOF.