La convention de formation est un document incontournable pour tout organisme de formation qui propose des actions destinées aux salariés d'entreprise ou financées par un tiers. Elle formalise la prestation, fixe les droits et obligations de chacun, et garantit la conformité au Code du travail.
En comprenant les objectifs, les obligations et les modalités de signature d’une convention de formation, évitez les erreurs administratives et sécurisez vos relations contractuelles. Dans cet article, découvrez les points essentiels à maîtriser pour rédiger une convention de formation professionnelle conforme et complète.
Une convention de formation professionnelle est un contrat signé entre un organisme de formation et un financeur tiers (entreprise, Opérateur de Compétence (OPCO), collectivité, etc.). Elle encadre les conditions d'exécution d'une action de formation et fixe les engagements réciproques.
Ce document est régi par les articles D.6353-1 et suivants du Code du travail. Il doit préciser :
La convention de formation constitue également une pièce justificative essentielle pour l’employeur, qui peut ainsi démontrer sa contribution au financement de la formation professionnelle continue. Rédigée en deux exemplaires, datée et signée par l’organisme de formation et l’entreprise, elle garantit à l'entreprise et à l'organisme de formation la conservation d’un document original attestant de leurs obligations respectives.
La distinction entre convention et contrat de formation repose essentiellement sur la nature du client et le mode de financement, ainsi que sur d'autres nuances concernant la signature et les mentions obligatoires. Le tableau suivant illustre ces différences en mettant en lumière les situations dans lesquelles chaque document s’applique.
La convention s'applique à toute action de formation commandée par une entreprise pour ses salariés, tandis que le contrat concerne le particulier payant sa propre formation.
La signature d'une convention de formation engage l'ensemble des parties prenantes à respecter les termes de la prestation. Selon les situations, les parties signataires sont susceptibles de varier, comme en témoignent les exemples suivants :
SmartOF gère la signature électronique intégrée et le suivi des conventions grâce à une interface intuitive pensée pour simplifier les démarches administratives. Ce processus s’appuie sur des workflows automatisés qui notifient les signataires, enregistrent chaque étape et conservent les preuves dans un espace digital sécurisé. La centralisation des documents, associée à la génération automatique des conventions à partir des données de session, permet d'accélérer le traitement et le suivi des formations.
La signature d'une convention de formation est obligatoire dès lors que la formation est financée par un tiers (employeur, OPCO, collectivité, etc.). Elle permet de justifier la dépense au regard du droit à la formation professionnelle.
Toute action de formation sans convention signée expose l'organisme à un risque de non-conformité et de non-paiement par le financeur.
Certaines exceptions existent :
L’absence de convention peut donc entraîner pour l'acheteur un rejet du financement ou une remise en cause de la déductibilité fiscale de la dépense. Elle fragilise également la traçabilité des actions de formation, rendant plus difficile la justification des dépenses lors d’un contrôle administratif ou d’un audit de surveillance Qualiopi.
Chaque convention doit comporter un certain nombre d’informations précises établies par le Code du travail. Leur absence est susceptible d'entraîner la nullité du document : mieux vaut être en règle dès le début de la rédaction.
L’identification précise des parties prenantes est le socle juridique de toute convention. Elle permet de rattacher clairement la formation à un organisme habilité et à un client défini. La convention doit obligatoirement mentionner :
La convention doit présenter les objectifs pédagogiques et professionnels poursuivis. Ces objectifs traduisent les compétences ou savoir-faire que les participants doivent acquérir. Ils situent aussi la nature de l’action : adaptation au poste de travail, développement de compétences ou reconversion professionnelle. Ces précisions permettent au financeur d’évaluer la cohérence du projet et d’en vérifier la conformité au plan de développement des compétences.
La durée de la formation doit être clairement indiquée, avec le volume horaire global et, le cas échéant, la répartition par module ou séquence.
Le lieu de réalisation doit également être mentionné :
Cette section encadre la dimension financière de la convention. Elle détaille :
Le financeur ou l’entreprise engagée doit être clairement identifié, ainsi que les modalités de prise en charge du parcours de formation.
La convention formalise les obligations réciproques. L’organisme de formation s’engage à dispenser la formation conformément au programme convenu et à fournir les justificatifs nécessaires (émargements, attestations, certificat de réalisation), tandis que le client s’engage à garantir la présence des stagiaires, à régler les sommes dues et à fournir les informations administratives requises.
Certaines clauses supplémentaires peuvent compléter la convention selon la nature de la prestation. On peut y trouver :
Ces clauses anticipent les situations particulières et renforcent la sécurité juridique de chaque partie prenante.
Utiliser un modèle de convention présente plusieurs avantages : il garantit la conformité réglementaire de la formation, assure l’uniformité des informations d’un client à l’autre et limite les oublis de mentions obligatoires. C’est également un gain de temps considérable pour la gestion de votre organisme de formation !
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Le non-respect des obligations contractuelles ou l’absence de convention signée peut entraîner des conséquences administratives et financières sérieuses pour les trois signataires de l'accord.
Un refus de remboursement de la formation par l’OPCO est la première conséquence observée. En l’absence de convention conforme, l’administration peut aussi requalifier la dépense en charge non déductible, voire appliquer un redressement URSSAF dans certains cas.
L’absence de convention prive le salarié de toute reconnaissance officielle de sa formation dans son parcours professionnel. L’action n’est pas comptabilisée dans son plan de développement des compétences (plan de formation) et ne peut donner lieu à un certificat de réalisation valide.
Le risque est à la fois juridique et financier pour un centre de formation. En cas de manquement ou de non-respect des termes de la convention, la structure s’expose à un retrait de son numéro de déclaration d’activité en cas de manquements répétés, mais aussi à des litiges avec ses clients et à la perte de financements publics.
Une convention de formation incomplète ou mal archivée peut aussi compromettre la conformité Qualiopi, notamment au regard des indicateurs 1 et 4 du Référentiel National Qualité liés à l’information du public et à la traçabilité documentaire.
La convention de formation professionnelle vous protège en cas de litige et structure vos relations avec vos clients. Elle sert de preuve officielle de la prestation et renforce la transparence entre les différents acteurs de la formation. Grâce à elle, vous accédez aux financements disponibles et pouvez élaborer vos programmes pédagogiques sereinement.
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