Lorsque vous décidez de créer un centre de formation ou de créer votre organisme de formation, la précision administrative est essentielle. Parmi les obligations juridiques, deux documents se distinguent : la convention de formation et le contrat de formation. Souvent confondus, ils n’ont pourtant ni le même usage ni les mêmes implications.
Comprendre leur différence, c’est sécuriser vos relations avec les clients, éviter des litiges et assurer la conformité de votre structure, notamment lors d’un audit de surveillance Qualiopi. SmartOF vous guide pas à pas pour distinguer ces deux notions, illustrées d’exemples concrets et de bonnes pratiques.
Le contrat de formation professionnelle est conclu entre un organisme de formation et un particulier finançant lui-même sa formation. Il encadre juridiquement l’action de formation et protège l'apprenant en garantissant un niveau de transparence élevé. C’est une obligation légale prévue par l’article L6353-4 du Code du travail.
Un contrat repose sur quatre piliers juridiques universels :
4. La cause légale et permise : la finalité doit être conforme à la loi et viser le développement de compétences professionnelles.
Un contrat de formation engage les deux parties sur la réalisation d’un service. L’organisme doit délivrer la prestation telle qu’elle est décrite, et l'apprenant doit s’acquitter du paiement convenu.
Le Code du travail impose un certain nombre de mentions à inclure dans chaque contrat :
L’organisme ne peut exiger aucun paiement avant la fin du délai de rétractation. En cas d’abandon de l'apprenant, le contrat doit prévoir les conditions financières applicables.
Le CRM pour organisme de formation SmartOF permet d’automatiser la création, la signature électronique et l’archivage de tous les contrats de formation. Chaque modèle est conforme au Code du travail et personnalisable pour chaque session.
La convention de formation est un accord conclu entre un organisme de formation et un financeur tiers : entreprise, OPCO, association ou organisme public. Elle formalise la prestation de formation lorsqu’un ou plusieurs salariés ou bénéficiaires sont pris en charge financièrement.
Une convention de formation se caractérise par plusieurs éléments principaux :
L’article D.6353-1 du Code du travail précise les informations devant figurer dans toute convention :
À l'aide d'un logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning) dédié aux organismes de formation, les conventions signées peuvent être reliées directement aux fiches entreprises ou aux OPCO (Opérateurs de Compétences), facilitant la traçabilité et les exports pour le Bilan Pédagogique et Financier (BPF).
Bien que ces deux documents poursuivent le même objectif d'encadrement juridique d'une action de formation, ils opèrent dans des contextes distincts. Le tableau ci-dessous synthétise leurs différences clés :
Le contrat protège l'apprenant, tandis que la convention protège le financeur. Les deux garantissent la traçabilité et la conformité de votre organisme de formation.
Un organisme de formation accueille un apprenant qui finance sa formation en bureautique à titre individuel. L’équipe rédige d’abord une convention de formation au lieu d’un contrat de formation, pensant que le modèle convenait à tous les cas. Rapidement, elle constate que le particulier ne bénéficie pas des garanties légales de rétractation prévues par l’article L6353-4 du Code du travail. L’organisme rectifie alors la situation en signant un contrat de formation conforme, intégrant les mentions obligatoires et le délai de rétractation.
Un organisme propose une formation en anglais professionnel ouverte à la fois aux particuliers et aux salariés d'entreprises :
Ce double scénario montre comment un même programme peut donner lieu à deux cadres juridiques distincts selon le mode de financement concerné.
Une société inscrit cinq de ses collaborateurs à une formation en communication interpersonnelle. L’entreprise finance intégralement l’action, règle la facture et souhaite obtenir un document attestant de la prestation pour son service RH. De son côté, l’organisme de formation doit établir un écrit précisant les objectifs, le contenu, la durée et les modalités de paiement.
Dans ce cas, doit-il établir un contrat de formation ou une convention de formation ?
Réponse : il s’agit d’une convention de formation, car l’action est financée par un tiers (l’entreprise) et non par les apprenants eux-mêmes. Le document sera signé entre l’entreprise et l’organisme, tandis que les salariés recevront simplement une convocation individuelle.
La distinction entre contrat et convention de formation dépend toujours du mode de financement :
Une erreur de document peut conduire à un rejet de financement, voire à un refus d’audit Qualiopi. Veillez à toujours utiliser le modèle de document adapté à votre situation.t
Pour tout organisme souhaitant gérer efficacement un centre de formation, distinguer contrat et convention de formation est une étape incontournable. Ces deux documents constituent la base juridique de toute action de formation, garantissent la protection des parties et assurent la traçabilité des prestations.
Grâce à SmartOF, vous pouvez créer, signer et archiver automatiquement ces documents, tout en respectant les exigences du Code du travail et de la certification Qualiopi. Une gestion conforme, fluide et sécurisée, centralisée en un seul outil. Demandez une démo dès maintenant pour simplifier votre gestion administrative !
Le contrat s’adresse aux particuliers qui financent leur formation, tandis que la convention s’adresse aux entreprises ou financeurs tiers. Les deux encadrent une action de formation, mais dans des contextes différents.
Non. Une convention est un accord au sens large, mais tous les contrats ne sont pas des conventions de formation. Le contrat a une portée plus contraignante.
Le financeur peut exiger le remboursement des sommes versées et signaler le manquement à la DREETS. Cela peut aussi impacter la conformité Qualiopi de l’organisme.
Les documents doivent être conservés au minimum 5 ans après la fin de la formation, pour répondre aux contrôles administratifs et audits.
Consultez les articles L6353-1 à L6353-4 du Code du travail sur Légifrance pour les textes officiels. Pour des ressources pratiques et des informations complémentaires concernant les contrats et les conventions de formation, consultez la documentation de SmartOF !
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