Indicateur 12 Qualiopi : L'engagement des apprenants
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L’abandon en formation est un fléau pour les apprenants et les organismes. L’indicateur 12 de Qualiopi, qui est au cœur du référentiel national de qualité, aborde directement ce sujet. Comment ? En exigeant des organismes de formation, la mise en œuvre de mesures spécifiques pour favoriser l’engagement des apprenants et réduire le taux d'abandon. Lors de la certification Qualiopi, cet indicateur n’est pas seulement vérifié par une procédure formalisée. Il exige des actions concrètes, appuyées par des preuves tangibles. Apprenez à créer un accompagnement de qualité, à réduire les abandons et à maximiser l’expérience d'apprentissage de vos prestations grâce à cet indicateur.
Présentation de l'indicateur 12
Les enjeux de l'indicateur 12 Qualiopi concernent l’engagement des apprenants et la prévention des abandons. Pour être conforme, votre organisme doit mettre en place des mesures pour favoriser la motivation et l’engagement des bénéficiaires. Cela inclut :
- L’identification des risques d’abandon ;
- La mise en place de mesures préventives ;
- Assurer l'engagement des apprenants ;
- Des solutions d’accompagnement adaptées pour le suivi des participants.
L’indicateur 12 vise à :
- Garantir un taux de complétion optimal des formations ;
- Optimiser l’expérience d’apprentissage ;
- Maximiser les chances de succès des apprenants ;
- Renforcer votre crédibilité comme organisme de formation ;
- S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
En validant cet indicateur, vous ne cochez pas seulement une case pour la certification Qualiopi. Vous améliorez l’expérience d’apprentissage, augmentez le taux de réussite et renforcez la réputation de votre organisme. C’est un investissement gagnant-gagnant pour vous et vos bénéficiaires.
Indicateur 12 : Quel est le niveau attendu ?
Votre organisme doit élaborer des stratégies pour engager les apprenants et prévenir les abandons, et en démontrer l’application. Autrement dit, il doit fournir des preuves tangibles de ses actions. Deux éléments clés doivent être démontrés par votre organisme de formation :
- L’existence de mesures formelles :some text
- Des stratégies clairement définies ;
- Des procédures documentées ;
- Des outils concrets d'accompagnement.
- La mise en œuvre effective de ces mesures : some text
- Des preuves tangibles d'application ;
- Des rapports de suivi ;
- Des statistiques d'impact sur les abandons ;
- Des témoignages d'apprenants.
Pour prouver l’efficacité de votre accompagnement, vous pouvez fournir des preuves telles que des documents, des statistiques, des témoignages d’apprenants et des rapports de suivi. L’auditeur Qualiopi exige des preuves tangibles de l’efficacité de vos actions, qui doivent se traduire par des résultats mesurables.
Pour répondre à ces attentes, mettez en place des outils de suivi performants et des processus d’accompagnement clairs. Ceux-ci vous permettront de mesurer et d’améliorer continuellement l’engagement de vos apprenants.
Exemple concret d'un organisme de formation pour l'indicateur 12
Quelles preuves apporter pour l'indicateur 12 ?
L’auditeur Qualiopi évaluera la mise en œuvre concrète de vos actions pour l’indicateur 12. Pour répondre à cet indicateur, vous devez fournir des preuves tangibles démontrant vos efforts pour maintenir l’engagement des apprenants et prévenir les abandons.
Voici quelques exemples de preuves que vous pouvez présenter pour les OF, VAE, CFA, CBC :
- Vos documents de suivi et relance : le journal des appels de relance avec dates et motifs, les emails de relance envoyés aux apprenants (avec dates), un planning détaillé des points de suivi individuels, des comptes-rendus d'entretiens individuels de suivi ;
- Les documents co-construits : ils servent de preuve de l’engagement et de la participation active des apprenants, car ils démontrent leur implication directe dans la formation (par exemple : un support de cours enrichi par l’apprenant et le formateur, un compte-rendu synthétique d’un atelier collaboratif, etc.) ;
- Votre procédure de gestion des abandons : fournissez votre procédure décrivant étape par étape les actions menées en cas de risque d’abandon (identification des signes, prise de contact, proposition de solutions, etc.) ;
- Vos modalités pédagogiques interactives : décrivez une activité pédagogique spécifique mettant en œuvre une méthode interactive (ex : étude de cas, jeux de rôle, brainstorming) et explicitez comment elle favorise la participation des apprenants ;
- La diversité des modalités pédagogiques proposées : démontrez la variété de vos méthodes pédagogiques (présentiel, distanciel, hybride, etc.) qui prouvent que vous vous adaptez aux différents profils d’apprenants pour maintenir leur motivation ;
- L’analyse des besoins et positionnement : fournissez un extrait anonymisé d'un compte-rendu d'entretien de positionnement, montrant comment les besoins et les objectifs de l'apprenant ont été identifiés et pris en compte dans la construction de son parcours (cf : indicateur 4 Qualiopi et indicateur 8 Qualiopi).
Pour les parcours en alternance :
- Un compte-rendu de visite en entreprise : fournissez un compte-rendu détaillé de la visite en entreprise, en mettant l’accent sur les discussions avec le tuteur et l’apprenant sur le déroulement de la formation et l’intégration en milieu professionnel ;
- Des fiches de liaison remplies avec les tuteurs : elles favorisent une communication régulière et structurée entre le tuteur et l’organisme de formation pour suivre l’évolution de l’apprenant, mettre en évidence ses forces et ses faiblesses, et ajuster l’accompagnement si nécessaire.
- Un calendrier des rencontres tripartites (apprenant/tuteur/formateur) : il atteste de la planification de réunions régulières entre l’élève, le tuteur et l’instructeur pour discuter de l’évolution de la formation, des obstacles rencontrés et des solutions trouvées ;
- Des comptes rendus de médiation en cas de problème : une situation de conflit ou de difficulté vécue par un élève en alternance et les démarches de médiation entreprises pour régler la situation.
- Vos mesures d’accompagnement personnalisées pour les alternants afin de repérer et empêcher les abandons.
Pour les personnes en situation de handicap (PSH), voici des preuves d’adaptations pour prévenir les abandons :
- Des fiches d’adaptations individuelles : elles décrivent les aménagements pédagogiques, techniques et/ou organisationnels mis en place pour répondre aux besoins spécifiques de chaque apprenant en situation de handicap ;
- Vos attestations d’aménagements mis en place : elles justifient la mise en œuvre concrète des adaptations prévues dans les fiches individuelles, garantissant ainsi l’accessibilité de la formation aux personnes en situation de handicap.
N’oubliez pas : chaque mesure mise en œuvre doit être documentée et matérialisée par des outils concrets. Plus vous fournirez de preuves solides, plus vous maximisez vos chances de succès à l’indicateur 12.
Nos conseils pour réussir l'indicateur 12
L’indicateur 12 de Qualiopi, qui vise l’engagement et la prévention des abandons, nécessite une approche adaptée à chaque organisme de formation. Voici quelques conseils pour le maîtriser :
- Formalisez la gestion des abandons : établissez une procédure claire et accessible pour gérer les absences et les départs. Consignez et analysez systématiquement les raisons des abandons pour identifier des axes d’amélioration et alimenter votre démarche qualité.
- Privilégiez l’écoute et la communication : soyez attentif aux signaux faibles de décrochage. Instaurez des moments d’échange informels pour adapter votre accompagnement.
Voici des actions concrètes à mettre en place :
- Une plateforme collaborative : mettez à disposition un espace en ligne qui facilitera les échanges, le travail collaboratif et le sentiment d’appartenance.
- Le parrainage : associez les nouveaux venus à des apprenants chevronnés pour une intégration et un soutien réciproque.
- Une formation flexible : offrez des programmes adaptables, tels que des plages horaires flexibles, des modules à la carte ou des cours en ligne, pour accommoder les contraintes personnelles des apprenants et stimuler leur engagement.
- Des webinaires ou classes virtuelles en direct : maintenez l’interaction, répondez aux questions en temps réel et créez un sentiment d’appartenance.
- Des ateliers de motivation et de méthodologie : organisez des sessions pour renforcer la motivation et outiller les apprenants.
- Offrez des ressources additionnelles : fournissez aux apprenants des outils supplémentaires (tutoriels, articles, exercices) pour approfondir leurs connaissances.
- La mise en place d’un suivi individuel : planifiez des entretiens personnalisés pour suivre les progrès, identifier les difficultés et ajuster les parcours.
En adaptant ces conseils à votre contexte et en documentant chaque action, vous renforcez l’engagement de vos apprenants, limitez les abandons et répondez efficacement aux exigences de l’indicateur 12.
Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 12 ?
Un logiciel de gestion pour les organismes de formation, comme SmartOF, vous aide à répondre à l’indicateur 12 de Qualiopi. Il facilite la gestion de l’engagement des apprenants et la prévention des abandons grâce à :
- L’automatisation des emails (relance, encouragement, informations pratiques) via des workflows personnalisés. Cela permet de maintenir un contact régulier avec les apprenants et de renforcer leur engagement.
- Des modalités pédagogiques diversifiées : intégration avec les LMS du marché pour proposer des parcours d’apprentissage e-learning interactifs et motivants.
- Un suivi individuel et des relances automatisées : consignez les interactions, planifiez des relances automatiques, et assurez un suivi personnalisé de la progression de chaque apprenant.
- L’identification et résolution des problèmes : un système de tickets qualité permet d’identifier rapidement les difficultés des apprenants (techniques, pédagogiques, administratives) et de suivre leur résolution, démontrant votre réactivité et votre engagement envers leur succès.
Exemples concrets avec SmartOF :
- Communication régulière : les modèles d’emails préenregistrés dans SmartOF facilitent la communication entre les sessions de formation, ce qui permet de maintenir le lien avec les apprenants et de partager des informations importantes.
- Suivi des échanges : chaque interaction avec un apprenant, y compris les échanges informels lors des pauses, est consignée dans le CRM. Cela assure une traçabilité complète du suivi et permet d’identifier les signaux faibles de décrochage.
- Gestion des abandons : SmartOF permet de formaliser et de suivre la procédure de gestion des abandons. Chaque échec peut y être documenté, analysé, et les informations exploitées pour améliorer les pratiques et réduire les abandons futurs. Ces données sont facilement accessibles pour l’audit Qualiopi.
Éléments de preuve pour l’indicateur 12 avec SmartOF :
- L’historique de votre analyse qualité liés à la gestion des abandons grâce au module Tickets Qualité.
- Générez des rapports d’activité et les statistiques sur les abandons ainsi que les mesures correctives
- Consigner toutes vos communications (courriels, notes) avec les apprenants.
En centralisant les informations, en automatisant certaines tâches et en fournissant des outils de suivi performants, SmartOF facilite la documentation de vos actions et la démonstration de votre engagement pour la réussite de vos apprenants. Répondez à l’indicateur 12 grâce à SmartOF.
Précisions sur l'indicateur 12
Obligations spécifiques de l'indicateur 12
L’indicateur 12 impose des obligations spécifiques aux Centres de Formation d’Apprentis (CFA). Ils doivent travailler en collaboration avec le Service Public de l’Emploi (SPE) pour offrir un accompagnement renforcé.
Ce partenariat vise entre autres à :
- Anticiper et gérer les problèmes : Les CFA doivent prévenir et régler les problèmes sociaux et matériels qui peuvent affecter le contrat d’apprentissage.
- Aider les apprentis en difficulté : Les CFA doivent orienter les apprentis ayant interrompu leur formation ou échoué à la certification vers des structures d’accompagnement.
- Aider à trouver une nouvelle entreprise : Les CFA doivent aider activement les apprentis à chercher un nouvel employeur pour continuer leur formation.
Ces obligations sont conformes aux missions du SPE, telles que définies à l’article L. 6231-2 du Code du travail (5°, 6° et 13°). Elles soulignent l’importance d’un accompagnement global et personnalisé pour favoriser la réussite des apprentis et limiter les ruptures de contrats.
Non-conformité de l'indicateur 12
Pour l’indicateur 12 de Qualiopi, une non-conformité mineure est constatée si la gestion des abandons et le maintien de l’engagement des apprenants ne sont pas pleinement mis en œuvre. Cela signifie que, pour un échantillon d’apprenants, certaines actions prévues n’ont pas été systématiquement appliquées ou documentées.
Par exemple, si les entretiens individuels de suivi ne sont pas offerts à tous les apprenants ou si les comptes-rendus sont incomplets, cela peut être considéré comme une non-conformité mineure.
Il est important de s’assurer que toutes les actions prévues pour l’indicateur 12 sont mises en œuvre pour chaque apprenant, et de conserver une preuve documentaire de leur application. Cela permettra de démontrer votre conformité aux exigences de Qualiopi.
Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants
Il n’y a pas d’attentes spécifiques pour les nouveaux entrants.
