L’indicateur 8 porte sur le positionnement et l’évaluation des acquis préalables à l’entrée de la prestation. Il vise à offrir des formations pertinentes et efficaces pour chaque bénéficiaire. Pour ce faire, il faut démontrer la mise en place de procédures rigoureuses, utiliser des outils d’évaluation appropriés (tests, questionnaires, exercices pratiques, etc.) et adapter le contenu en fonction des besoins spécifiques identifiés. Cet article vous accompagne dans la mise en œuvre de l’indicateur 8. Il décrypte cet indicateur, donne des exemples concrets de preuves à fournir lors de l’audit, et offre des conseils pratiques pour une application optimale.
L’indicateur 8 du référentiel Qualiopi se concentre sur un élément essentiel : le positionnement et un diagnostic préalable des acquis de vos apprenants avant le début de la formation. Il vise à mesurer si un écart est présent entre votre contenu et les attentes du bénéficiaire.
Pourquoi est-ce important ?
En d’autres termes, vous devez vous assurer que l’apprenant bénéficie d’une formation parfaitement adaptée à son niveau et à ses besoins. Un positionnement adéquat garantit une efficacité optimale de l’apprentissage et augmente considérablement les chances de réussite.
Concrètement, cela implique que votre organisme de formation doit :
Pour répondre à cet indicateur 8 de Qualiopi, il est nécessaire de mettre en place un système complet et adapté d’évaluation des apprenants en amont de la formation.
Cette procédure de positionnement doit inclure :
L’objectif est de bien cerner les acquis de chaque apprenant et de cibler ses besoins spécifiques. L’évaluation ne se limite pas à un formulaire, elle constitue un véritable outil pour orienter et assurer le succès de vos futurs apprenants.
En ce qui concerne la gestion des prérequis :
L’objectif est de s’assurer que les apprenants peuvent suivre la formation et de personnaliser leur parcours pour optimiser l’apprentissage.
Considérons l'organisme de formation d'IFM, un centre de formation professionnelle spécialisé dans les automatismes industriels depuis l’an 2000 et reconnu Qualiopi en 2017. Il offre une formation intitulée « Formation Système pour la surveillance vibratoire et le diagnostic de l’état des machines ». Le programme de formation inclut des prérequis :
Il est important de noter que le programme ne fournit pas de détails sur les modalités d’évaluation spécifiques. Cependant, la mention des prérequis démontre que l’organisme de formation vérifiera que les candidats possèdent les bases nécessaires avant de les intégrer à la formation.
En fonction des résultats du positionnement, IFM peut :
Cette démarche garantit que les participants pourront suivre efficacement la formation et manipuler les équipements spécifiques (accéléromètres, boîtiers de diagnostic, logiciels) prévus dans le programme. L’organisme de formation assure l’homogénéité du groupe et maximise les chances de succès de chaque apprenant.
Pour obtenir la certification Qualiopi, il ne suffit pas d’affirmer que vous évaluez vos apprenants. Vous devez le prouver ! L’indicateur 8 demande de fournir des preuves tangibles que le processus de positionnement existe et est mis en place.
Quels sont les éléments que vous pouvez fournir ? Voici quelque exemple de preuves :
N’oubliez pas : tous les documents doivent être à jour, cohérents et refléter vos pratiques réelles. Le but est de démontrer que le test de positionnement ne constitue pas une simple formalité, mais un élément central de votre démarche qualité.
Voici une méthodologie et nos conseils pour répondre à l’indicateur 8 de Qualiopi :
Entrez dans une démarche d’amélioration continue : analysez régulièrement les résultats des évaluations pour identifier les points forts et les points faibles. Ajustez vos méthodes et outils pour améliorer constamment la qualité des formations. Documentez ces ajustements pour montrer votre engagement dans une démarche d’amélioration continue.
SmartOF est un logiciel de gestion et d’automatisation conçu spécifiquement pour répondre aux exigences du référentiel Qualiopi. Il permet de mettre en place des questionnaires pré-formation : test de positionnement, évaluation des pré-acquis etc. Vous pouvez ensuite y avoir accès facilement pendant vos audits.
SmartOF simplifie la création et la diffusion de questionnaires en amont de la formation. Les apprenants remplissent leurs questionnaires en ligne, ce qui permet un accès rapide aux résultats pour l’organisme de formation. Le logiciel s’assure que la procédure de positionnement a été réalisée par chaque apprenant. Adieu aux papiers, bonjour à l’efficacité !
Le logiciel stocke en toute sécurité et facilité d’accès tous les comptes-rendus de validation des prérequis.
Avec SmartOF, vous disposez de toutes les preuves nécessaires pour démontrer votre conformité à l’indicateur 8 : les réponses aux questionnaires pédagogiques, les comptes-rendus de validation, les évaluations des formateurs, etc. Tout est centralisé et facilement exportable, prêt à être présenté à l’auditeur.
Exemple concret avec SmartOF : Avant le début d’une formation, chaque participant se connecte à l’Extranet et évalue son niveau de compétence sur une échelle de 1 à 10 pour chaque compétence visée par la formation. Les formateurs ont ensuite accès à une synthèse de ces auto-positionnements, ce qui leur permet d’adapter leur pédagogie et le contenu de la formation aux besoins spécifiques du groupe. Toutes ces données sont conservées dans SmartOF et constituent des preuves tangibles pour l’audit Qualiopi.
En résumé, SmartOF vous permet de gérer efficacement l’indicateur 8 en automatisant les évaluations, en centralisant les données et en vous fournissant des preuves tangibles et accessibles. Un allié précieux pour obtenir et maintenir votre certification Qualiopi.
Pour les formations certifiantes : il faut porter une attention particulière à la cohérence des prérequis. La capacité du prestataire doit être de démontrer que les prérequis d’entrée en formation correspondent aux exigences de la certification professionnelle visée, qui est inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique (RS). Ce lien direct entre les exigences de la certification et les prérequis de la formation est essentiel pour garantir la pertinence du parcours et maximiser les chances de succès des apprenants. Cette démarche fait écho à l’indicateur 7 Qualiopi, qui se concentre sur la compatibilité entre le programme de formation et les compétences requises pour la certification.
L’indicateur 8 de Qualiopi exige un processus rigoureux d’évaluation des acquis au début de la formation. En cas de non-respect, une non-conformité peut survenir.
Non-conformités mineures :
Une non-conformité mineure est généralement observée lorsque le dispositif d’évaluation existe, mais qu’il comporte des lacunes. Par exemple :
Non-conformités majeures :
Une non-conformité majeure est plus grave et peut entraîner la non obtention de la certification Qualiopi. Elle survient lorsque le processus d’évaluation fait défaut ou n’est pas appliqué :
Faites attention aux non-conformités. L’objectif principal de l’indicateur 8 est de s’assurer que chaque apprenant reçoit une formation adaptée à son niveau et à ses besoins.
Il n’y a pas d’attentes spécifiques pour les nouveaux entrants.
Vous ne trouvez pas votre réponse ? Notre équipe est disponible pour vous guider.
Voici des exemples de preuves à fournir :
En fournissant ces preuves, vous démontrez à l’auditeur que vous avez mis en place une procédure de positionnement efficace et conforme aux exigences de l’indicateur 8.
Avec SmartOF, vous pilotez l'ensemble des activités de votre centre de formation. Ne perdez plus de temps et optimisez la gestion de votre organisme de formation dès aujourd'hui.