L’indicateur 9, du critère 3 du référentiel Qualiopi, est crucial pour assurer la qualité et la transparence de vos prestations. Il exige une communication claire et formelle avec le public et les bénéficiaires, abordant tous les aspects de la formation, y compris l’accueil, l’accessibilité, le programme, le suivi, l’évaluation. Cet article vous guide pas à pas dans la mise en œuvre de l’indicateur 9, en vous fournissant des exemples concrets, des preuves à apporter lors de l’audit et des conseils pratiques pour éviter les non-conformités.
L’indicateur 9 concerne l’information fournie aux apprenants au sujet des modalités de déroulement de la formation. Autrement dit, le prestataire informe le public bénéficiaire des conditions de déroulement de sa prestation. Ce dernier, qui s’applique à tous les organismes de formation, met en avant la transparence et la clarté, des éléments essentiels pour favoriser l’apprentissage de vos apprenants.
Cette communication préalable à l’entrée en formation revêt une importance particulière, notamment pour ces raisons :
Concrètement, l’indicateur 9 exige que vous fournissiez à vos futurs apprenants toutes les informations nécessaires pour qu’ils abordent leur formation en toute sérénité. Imaginez fournir un guide complet, une véritable feuille de route, détaillant chaque aspect de la formation :
En fournissant ces informations claires et précises en amont, vous permettez aux apprenants de se projeter dans leur formation et de bien préparer leur parcours. C’est une preuve de votre professionnalisme et cela contribue directement à la réussite de vos apprenants.
Pour satisfaire aux exigences de l’indicateur 9 de la certification Qualiopi, votre organisme de formation doit formaliser et diffuser de manière structurée l’ensemble des informations relatives à l’accueil et au déroulement de ses prestations.
L’information doit être structurée et accessible. Privilégiez des supports clairs et concis, adaptés aux différents canaux de communication (site web, brochure, e-mail, etc.) et aux besoins de vos apprenants.
Une communication exhaustive doit couvrir les éléments suivants :
Important : Pour les prestations réalisées en sous-traitance, l’organisme certificateur évaluera cet indicateur en fonction des missions qui vous sont spécifiquement confiées.
Prenons l’exemple de FORMAVISION. C’est un organisme certifié Qualiopi pour la réalisation d’actions de formation. L’organisme est spécialisé dans le domaine de l’autisme et du polyhandicap, c’est-à-dire du handicap complexe.
Dans sa fiche descriptive pour la formation « Connaissances actualisées sur les TND », FORMAVISION illustre bien la mise en application de l’indicateur 9. On y trouve notamment les informations clés suivantes :
Cet exemple montre comment une fiche descriptive bien conçue permet de répondre aux exigences de l’indicateur 9. L’organisation, la clarté et l’exhaustivité des informations permettent aux futurs apprenants de choisir leur formation en toute connaissance de cause.
L’indicateur 9 de Qualiopi exige une bonne communication sur l’accueil et le déroulement des prestations. Pour prouver que vous êtes en conformité lors de l’audit, vous devez fournir des preuves tangibles. Voici quelques pièces que vous pouvez fournir :
En cas de formation à distance, vous pouvez présenter les preuves suivantes :
Les informations peuvent être envoyées par email, courrier, affichés ou mis en ligne. Elles doivent être accessibles aux bénéficiaires, y compris les mineurs dont l’information sera transmise aux responsables légaux.
Les documents doivent être clairs, concis et faciles à comprendre. Mettez les à jour pour refléter les pratiques actuelles. Assurez-vous qu’ils sont faciles d’accès pour les bénéficiaires et l’auditeur lors de la certification.
Après avoir conclu un accord avec votre prochain élève, il est crucial d’établir une procédure claire pour informer les bénéficiaires.
Voici un exemple de démarche à suivre :
Dès qu’une inscription est confirmée, créez un dossier pour chaque élève. Incluez dans ce dossier les documents suivants :
Le dossier est envoyé par email à chaque apprenant. Une version papier peut être envoyée par courrier ou remise en main propre. Les responsables légaux doivent recevoir le dossier pour les mineurs.
Ce processus doit être régulièrement revu pour assurer sa pertinence et son efficacité. Les informations doivent être mises à jour pour refléter les changements de l’organisme et des règlements.
Choisir un logiciel de gestion pour les OF, comme SmartOF, facilite grandement l’obtention de l’indicateur 9 pour la certification Qualiopi. En effet, notre logiciel est utile pour plusieurs points :
Les avantages de SmartOF pour votre organisme de formation :
Pour prouver votre conformité, vous pouvez facilement présenter les éléments suivants :
Exemple concret avec SmartOF :
Un organisme de formation utilise SmartOF pour gérer une formation « Gestion de projet ». Le logiciel automatise l’envoi des convocations avec les informations nécessaires (règlement intérieur, plan d’accès, accessibilité) pour répondre à l’indicateur 9. L’auditeur Qualiopi peut vérifier l’historique des envois et le modèle de convocation.
En résumé, SmartOF est une solution complète pour gérer l’indicateur 9. Il simplifie la communication, centralise les informations et fournit les preuves nécessaires pour la certification Qualiopi.
Pour les bilans de compétences (CBC) : La version 8 du référentiel national qualité (RNQ) du 23/11/23 impose désormais au prestataire d’informer les bénéficiaires des engagements déontologiques prévus à l’article L. 6313-4 du Code du travail, notamment le respect du consentement et de la confidentialité. Concrètement, cela signifie que vous devez explicitement communiquer sur ces engagements, par exemple dans votre livret d’accueil, vos CGU ou tout autre document d’information transmis aux apprenants.
L’audit Qualiopi examine l’indicateur 9 en échantillonnant des formations. Les auditeurs vérifient la communication des informations aux apprenants sur leur parcours. Une non-conformité peut être mineure ou majeure.
Une non-conformité mineure survient lorsque les informations sont imprécises, par exemple :
Il y a une non-conformité majeure si l’organisme n’établit pas les conditions de déroulement ni les modalités d’accueil de ses formations, ni ne les transmet aux apprenants.
Pour éviter ce genre de situation, il est nécessaire :
La rigueur dans la transmission des informations garantit la conformité avec l’indicateur 9.
Il n’y a pas d’attentes spécifiques pour les nouveaux entrants.
Vous ne trouvez pas votre réponse ? Notre équipe est disponible pour vous guider.
Les formateurs doivent s’assurer que leurs services sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Ils doivent :
L’objectif est d’assurer l’égalité des chances et de permettre à tous les apprenants de profiter pleinement de la formation.
Avec SmartOF, vous pilotez l'ensemble des activités de votre centre de formation. Ne perdez plus de temps et optimisez la gestion de votre organisme de formation dès aujourd'hui.