Adaptation de la formation

Présentation de l'indicateur 10

L’indicateur 10 du référentiel Qualiopi, dans le critère 3 du RNQ,  est axé sur l’apprenant et son besoin d’un parcours personnalisé. Il repose sur un principe fondamental : l’adaptation et la personnalisation de vos prestations de formation à votre public bénéficiaire. Contrairement à une approche standardisée, cet indicateur, commun à tous les types de formation (AFC, BC, VAE, CFA…), vous demande de maximiser l'impact de la formation. Imaginez une formation qui s’adapte à chaque participant, comme un vêtement sur mesure, plutôt que l’inverse.

En tant qu’organisme de formation, les enjeux de l'indicateur 10 sont :

• L'évaluation et l'adaptation aux besoins spécifiques de chaque apprenant ;
• Le contenu et le rythme de la formation ;
• L'accompagnement et le suivi personnalisé de vos apprenants ;
• D'assurer un suivi individuel des progrès ;
• D'ajuster les méthodes pédagogiques.

L’objectif est d’optimiser l’efficacité des formations en prenant en compte les particularités de chaque bénéficiaire (niveau initial, objectifs personnels, rythme d’apprentissage, etc.). Cela permet de maximiser l’acquisition des compétences et l’engagement des apprenants.

Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devrez donc mettre en place des processus d’adaptation documentés et démontrer que vos prestations ne suivent pas un modèle unique, mais s’ajustent aux caractéristiques individuelles de vos publics.

Indicateur 10 : Quel est le niveau attendu ? 

Pour répondre à l’indicateur 10 de Qualiopi, votre organisme doit démontrer sa capacité à adapter la prestation au bénéficiaire. Cela ne signifie pas une refonte totale pour chaque apprenant, mais plutôt une approche flexible et réactive.

En pratique, cela implique de pouvoir ajuster différents aspects de la formation :

• L’évaluation des besoins (compétences initiales, objectifs professionnels et exigences) ;
• Le contenu (outils, méthodes pédagogiques) ;
• L’accompagnement (tutorat, coaching).
• Le suivi (durées, rythme, emploi du temps).

L’adaptation doit être justifiée et proportionnée aux besoins identifiés. Par exemple, si l’analyse révèle des lacunes spécifiques, il faudra proposer des ressources ou un accompagnement. 

L’indicateur 10 vise à adapter la formation aux besoins individuels, sans créer de programmes personnalisés pour chaque bénéficiaire. Il s’agit d’optimiser l’apprentissage en tenant compte des situations et des profils, tout en maintenant la cohérence et la qualité de l’offre de formation.

Exemple concret pour l'indicateur 10 avec l'organisme de formation Educalis

Prenons l’exemple d’Educalis. Ce centre de formation professionnelle agréé Qualiopi offre des cours d’initiation et de perfectionnement en français, en mathématiques et en informatique. La méthode qu’il utilise illustre bien l’indicateur 10.

La méthode d’Educalis : 

• Évaluation des besoins : Educalis réalise un entretien préalable avec chacun des apprenants afin de cerner leurs besoins particuliers ;
• Formations individualisées : elles permettent à chacun d’évoluer à son propre rythme, en développant ses compétences de manière autonome ;
• Formations sur mesure : Educalis créé un cahier des charges spécifique pour chaque formation, adaptant ainsi le contenu pédagogique aux besoins identifiés ;
• Formations axées sur la pratique professionnelle : elles s’appuient sur des situations de travail réelles pour faciliter l’application des connaissances ;
• Suivi personnalisé et évaluations fréquentes : Educalis offre un accompagnement adapté à chaque apprenant et effectue des évaluations régulières pour assurer la progression ;
• Communication permanente : dialogue constant pour ajuster la formation.

En conclusion, Educalis adopte une approche centrée sur l’apprenant, capable de s’adapter aux besoins individuels, conformément à l’indicateur 10 de Qualiopi. L’organisme met en place des mécanismes concrets pour personnaliser l’apprentissage, ce qui assure une plus grande efficacité et une meilleure adéquation aux attentes des bénéficiaires.

Quelles preuves apporter pour l'indicateur 10 ?

Pour réussir l’audit Qualiopi, il faut montrer que vous adaptez vos prestations à vos apprenants. Voici des exemples de preuves à fournir pour répondre aux exigences de l'indicateur 10.

Exemples de preuves pour tous les organismes de formation :

• Les programmes et plans de formation : montrez comment les durées et contenus sont adaptés aux besoins individuels ou collectifs ;
• L’emplois du temps : donnez des exemples d’emplois du temps flexibles adaptés aux contraintes des bénéficiaires ;
• Les dossiers d’inscription : expliquez comment les apprenants sont affectés aux différents modules de formation, en prenant en compte leur profil ;
• Le choix des groupes de niveau : montrez comment des groupes homogènes en termes de compétences sont formés, et pourquoi cela favorise un apprentissage optimal ;
• Les comptes-rendus d’entretiens : conservez les comptes-rendus des entretiens individuels pour identifier les besoins et objectifs des apprenants ;
• Le rôle du référent pédagogique : formalisez la fonction de référent pédagogique et son rôle dans le suivi personnalisé des apprenants. Une fiche de poste ou une description des missions peut servir de preuve ;
• Les livrets de suivi : tenez à jour un livret par apprenant, notant sa progression, ses points faibles et les ajustements ;
• Les rapports d’accompagnement et de médiation : conservez-les pour les apprenants concernés.
• La traçabilité de votre accompagnement : gardez une trace détaillée des interventions techniques et pédagogiques pour chaque apprenant (date, nature, etc.) ;

Les preuves spécifiques pour les CFA :

• Aide à la recherche d’un employeur : documentez les actions entreprises pour aider les apprentis à obtenir un contrat d’apprentissage ;
• Adaptation de la durée du contrat : justifiez toute modification en fonction des besoins spécifiques de l’apprenti.

Les preuves concernant l’accueil des personnes en situation de handicap (PSH) :

• Ressources pour l’aménagement des parcours : fournissez une liste mise à jour des structures et personnes-ressources ;
• Les modalités d’aménagement : décrivez les modalités d’adaptation de vos prestations pour répondre aux besoins des PSH ;
• Les fiches de suivi des apprenants PSH : utilisez des fiches spécifiques pour documenter les adaptations mises en place et leur efficacité.

Assurez-vous que les documents présentés sont cohérents avec vos pratiques. Les preuves doivent refléter votre démarche d’adaptation et de personnalisation des formations.

Nos conseils pour réussir l'indicateur 10

Dès le début de la formation, accordez du temps aux échanges. Un « tour de table » est idéal pour briser la glace et créer une dynamique positive :

• Profitez-en pour rappeler les objectifs pédagogiques et clarifier ce que chaque participant doit en retirer ;
• Identifier les attentes individuelles : interrogez les participants sur leurs besoins, attentes et éventuelles craintes ;
• Expliquer votre démarche d’adaptation : présentez votre méthode de travail et montrez comment vous prenez en compte les besoins individuels pendant la formation. Cela renforce la confiance des apprenants et les encourage à s’impliquer.

Les informations recueillies lors du tour de table vous aident à ajuster l’approche pédagogique tout au long de la formation.

Pensez à :

• Modifier l’ordre des modules : si les participants ont des besoins spécifiques, adaptez l’ordre pour y répondre.
• Proposez des exercices supplémentaires aux élèves ayant des difficultés et adaptez le rythme d’apprentissage si nécessaire.
• Ajuster les supports pédagogiques : en fonction des retours des participants, adaptez-les pour les rendre plus clairs et pertinents.

Assurez-vous de maintenir la cohérence globale de la formation et de respecter les objectifs pédagogiques initiaux. L’adaptation doit optimiser l’apprentissage sans dénaturer le contenu.

En conclusion, un dialogue ouvert et une adaptation continue sont les clés pour réussir l’indicateur 10 et garantir une formation efficace et pertinente.

Comment un logiciel de gestion peut aider sur l'indicateur 10 ?

SmartOF est un logiciel de gestion et d’automatisation pour les OF, conçu pour répondre à l’indicateur 10 Qualiopi. Il offre un suivi personnalisé et documenté de chaque apprenant pendant toute sa formation.

Il permet :

• L’enregistrement et la centralisation des besoins spécifiques de chaque apprenant ;
• La création de plannings personnalisés adaptés au rythme et aux contraintes de chacun ;
• La conservation d’un historique complet des activités et des interactions avec chaque apprenant pendant la formation ;
• Les formateurs évaluent régulièrement les apprenants via des questionnaires dans leur espace personnel.

Mais ce n’est pas tout ! SmartOF facilite votre conformité à l’indicateur 10 grâce à :

• L’individualisation des programmes de formation ;
• La centralisation des informations de suivi des apprenants ;
• L’automatisation des processus d’évaluation ;
• La génération et la conservation des preuves tangibles pour l’audit Qualiopi.

Prenez l’exemple de SmartOF. Pendant une formation, le formateur peut noter les besoins spécifiques identifiés lors du tour de table initial. Il peut ensuite adapter la formation en fonction et documenter toutes les modifications apportées. Les évaluations régulières garantissent que ces modifications répondent effectivement aux attentes. Toutes les données sont automatiquement archivées, servant de preuves tangibles de votre démarche d’individualisation.

En bref, SmartOF facilite la gestion de l’adaptation des formations, tout en générant un dossier de preuves pour la certification Qualiopi.

Précisions sur l'indicateur 10

Obligations spécifiques de l'indicateur 10 

L’indicateur 10 de Qualiopi exige l’adaptation des prestations aux besoins des bénéficiaires. Les obligations sont différentes selon le type de prestation :

Pour la validation des acquis de l’expérience (VAE) :

Dans le cas d’une VAE, le prestataire met en œuvre une durée et des modalités d’accompagnement adaptées en fonction du candidat Cette adaptation implique une personnalisation des phases individuelles et/ou collectives afin de répondre aux besoins particuliers de chaque bénéficiaire.

Pour le bilan de compétences (CBC) :

La convention de prestation pour un bilan de compétences doit être très précise et détaillée. Elle doit mentionner :

• La durée du bilan ;
• Le coût total ;
• Un planning prévisionnel ;
• La description des trois phases du bilan (phase préliminaire, phase d’investigation, phase de conclusions) ;
• La description des moyens, outils, méthodes, modalités pédagogiques et postures utilisés.

Pour les centres de formation d’apprentis (CFA) :

Les CFA doivent adapter leur offre aux besoins spécifiques des apprentis. Ils doivent également respecter les dispositions légales énoncées à l’article L. 6231-2 du Code du travail, notamment sur :

• L’information et l’aide à l’orientation des apprentis ;
• L’organisation de la formation et le suivi de l’exécution du contrat d’apprentissage ;
• La participation à l’évaluation de la formation et à son adaptation (11°).

Non-conformité de l'indicateur 10

Tout manquement à cet indicateur, même partiel, est considéré comme une non-conformité majeure. Vous avez 3 mois après l’audit pour corriger les problèmes et résoudre la non-conformité.

Les situations suivantes peuvent entraîner une telle non-conformité :

• Absence de mise en œuvre du contenu, de l’accompagnement ou du suivi pédagogique de la prestation audité. Cela signifie que l’organisme de formation n’a pas adapté sa formation aux besoins des apprenants, n’a pas assuré un accompagnement adéquat ou n’a pas mis en place un suivi pédagogique efficace.

• Absence totale ou partielle d’adaptation de la prestation. L’organisme de formation ne prend pas en compte les besoins spécifiques des apprenants. Cela concerne le rythme d’apprentissage, les supports pédagogiques, les modalités d’évaluation et d’autres aspects de la formation.

Voici 3 conseils pour éviter les non-conformités à l’indicateur 10 de Qualiopi :

• Formaliser et documenter l’adaptation pédagogique : documentez systématiquement les besoins spécifiques des apprenants, les adaptations mises en place (rythme, supports, modalités d’évaluation, etc.) et les raisons de ces choix. Utilisez des outils tels que des fiches de suivi, des comptes rendus d’entretiens, des questionnaires de satisfaction, etc., pour prouver la qualité de votre formation ;

• Mettre en place un suivi pédagogique rigoureux : le suivi pédagogique ne se limite pas à la présence en formation. Il doit permettre de vérifier la progression de chaque apprenant, d’identifier les difficultés et d’adapter la formation. Utilisez des outils tels que des évaluations, questionnaires, entretiens, etc. Gardez une trace écrite des échanges et décisions ;

• Formez vos formateurs : assurez-vous qu’ils ont les compétences nécessaires pour adapter leur enseignement aux besoins des élèves. Organisez des séminaires internes, partagez de meilleures pratiques et fournissez-leur des ressources et des outils pour faciliter l’adaptation pédagogique.

Attentes spécifiques pour les nouveaux entrants

Il n’y a pas d’attentes spécifiques pour les nouveaux entrants.