- Rôle : le certificat de réalisation prouve au financeur que la formation a effectivement été suivie.
- Obligation : il est exigé pour les parcours financés par un OPCO, quelle que soit leur modalité.
- Informations : renseignez les identités, l'action, les dates et uniquement la durée réellement suivie par le bénéficiaire.
- Transmission : le représentant habilité signe le document, puis l'organisme l'adresse au financeur avec la facture correspondante.
- Justificatifs : conservez émargements, travaux et évaluations pour justifier chaque heure déclarée, selon les délais de conservation applicables.
Dans la formation professionnelle, pas de certificat de réalisation, pas de paiement. Établi par l'organisme qui a dispensé la formation, ce document prouve au financeur que le parcours a bien eu lieu, et pour combien d'heures. Il tient sur une page, mais une durée mal déclarée ou une pièce manquante suffit à bloquer un règlement. Voici ce qu'il faut connaître pour remplir le certificat de réalisation, le signer et le transmettre sans retour de l'OPCO.
À quoi sert le certificat de réalisation en formation ?
Le certificat de réalisation justifie l'exécution d'une action de formation professionnelle auprès de son financeur. L'arrêté du 21 décembre 2018, pris pour l'application de l'article R. 6332-26 du Code du travail, fixe la liste des pièces nécessaires au contrôle de service fait des opérateurs de compétences : factures, dossier de prise en charge et certificat de réalisation. Les services de l'OPCO s'appuient aussi sur les informations transmises par l'employeur et le salarié, notamment lors de leurs enquêtes de suivi.
Le ministère du Travail a publié le 20 avril 2020 un document de référence, mis à jour au 1er juin 2020, pour harmoniser les pratiques entre financeurs, entreprises, organismes de formation et CFA. Le principe se veut simple : un certificat unique, fondé sur la confiance, qui répond aux besoins de chaque acteur de la formation professionnelle.
Pour quelles actions et quels financements est-il exigé ?
Il concerne les quatre catégories d'actions concourant au développement des compétences : actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l'expérience (VAE) et formation par apprentissage. Pour les apprentis, le centre de formation d'apprentis déclare une durée en mois plutôt qu'en heures.
Le certificat de réalisation s'impose dès qu'un opérateur de compétences finance le parcours, alternance comprise, quelle que soit la modalité. Pour un projet de transition professionnelle, il se transmet chaque mois à Transitions Pro, qui finance ces projets. Dans le cadre du compte personnel de formation, la réalisation se déclare sur EDOF : l'organisme saisit un taux de réalisation, qui fixe le montant facturable. Quand une entreprise paie la formation de ses salariés sur ses fonds propres, le certificat n'est pas obligatoire, sauf si elle le demande.
Quelle différence avec une attestation de formation ?
Le destinataire change tout. L'attestation de formation s'adresse à l'apprenant : elle décrit la formation suivie, ses objectifs et les compétences évaluées, utiles à son projet professionnel. Le certificat de réalisation s'adresse au financeur : il atteste que la prestation a eu lieu et pour quelle durée.
| Critère | Attestation de formation | Certificat de réalisation |
|---|---|---|
| Destinataire | Le bénéficiaire | Les organismes financeurs |
| Contenu | Le parcours et ses résultats | La réalisation et la durée |
| Moment | À l'issue du parcours | À l'issue de la formation ou par période |
Ne le confondez pas non plus avec le certificat d'assiduité, qui prouve seulement la présence du stagiaire.
Où trouver un modèle et comment le remplir ?
Vous pouvez télécharger le modèle de certificat de réalisation du ministère du Travail sur le site de l'opérateur de compétences de votre secteur, qui diffuse souvent sa propre version. Remplissez-le sur le papier à en-tête de l'organisme de formation, ou de l'employeur pour une formation interne.
Le modèle officiel du ministère du Travail
Ce document officiel tient sur une page. Le représentant du centre de formation y certifie que le bénéficiaire a suivi l'action décrite, puis prend un engagement de conservation des pièces pendant trois ans. Certaines versions d'OPCO allongent ce délai : six ans chez Uniformation, dix en cas de cofinancement par le FSE. Mieux vaut savoir laquelle s'applique avant de valider vos procédures d'archivage.
Les informations à renseigner pour chaque bénéficiaire
Le certificat comporte :
- nom du signataire, raison sociale et numéro de déclaration d'activité de l'organisme ;
- nom du bénéficiaire et raison sociale de son employeur ;
- intitulé et nature de l'action de formation, du bilan de compétences, de la VAE ou de l'apprentissage ;
- date de début et de fin, lieu de réalisation ;
- heures prévues et réalisées, ventilées dans certaines versions entre trois modalités : présentiel, distanciel, situation de travail.
Pour les formations à distance, le ministère demande de prendre en compte les activités pédagogiques réalisées et le temps estimé pour les réaliser. Ces données viennent de la plateforme d'apprentissage, qui enregistre les accès et la progression.
Quelle durée déclarer en cas d'absence ou d'abandon ?
Sur le certificat de réalisation, déclarez uniquement les heures réellement suivies, jamais la durée prévue à la convention. Un stagiaire absent une demi-journée sur une formation de 21 heures apparaît pour 17,5 heures, et l'OPCO règle sur cette base. En cas d'abandon, arrêtez le décompte à la dernière séance suivie. En e-learning, retenez le temps estimé des modules terminés, information que fournit le LMS, pas le temps d'ouverture de la plateforme.
Attention : chaque heure certifiée doit pouvoir se justifier. Un écart par rapport aux feuilles d'émargement expose l'organisme à rembourser les sommes perçues lors d'un contrôle.
Qui établit, signe et transmet le document, et quand ?
Le dispensateur de l'action l'établit : l'organisme de formation, le CFA, ou l'employeur pour une formation interne. Son représentant légal, ou une personne habilitée, signe le certificat de réalisation et y appose le cachet. Un formateur indépendant qui facture en direct le signe donc lui-même.
Une fois signé et validé en interne, le document est transmis au financeur à l'issue de la formation, avec la facture. Pour les formations longues, des certificats de réalisation partiels peuvent être établis périodiquement. Si vous souhaitez accélérer les règlements, pensez à préparer chaque certificat dès la dernière séance, à partir des feuilles d'émargement déjà signées.
Quels justificatifs conserver en présentiel, à distance ou en AFEST ?
Conservez les documents qui fondent chaque heure déclarée, selon la modalité de mise en œuvre :
- En présentiel : feuilles d'émargement signées, ou tout justificatif de participation effective. Grâce à un émargement numérique horodaté, la preuve est créée au moment même de la séance.
- À distance : relevés de connexion, travaux rendus, résultats des évaluations et traces de l'assistance technique et pédagogique exigée par l'article D. 6313-3-1 du Code du travail.
- En situation de travail : traces des situations professionnelles mobilisées et des phases réflexives propres à l'AFEST (D. 6313-3-2), nom du formateur désigné pour accompagner l'apprenant, évaluations des acquis.
Rangez ces justificatifs de réalisation des actions dans le dossier de chaque stagiaire, avec les documents et ressources utilisés.
À noter : c'est là que les services de contrôle, et les organismes certificateurs lors d'un audit de certification Qualiopi, iront les voir. L'expérience montre qu'il vaut mieux développer ce réflexe dès la première session que reconstituer les pièces dans l'urgence.
