Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est un rapport obligatoire que tous les organismes de formation doivent remettre à la DREETS. En 2024, la date limite de transmission est fixée au 31 mai 2024. Respecter cette échéance est crucial pour éviter la perte de votre NDA et l'impossibilité de réaliser des formations.
La fonctionnalité de SmartOF vous permet de calculer automatiquement les différentes valeurs demandées, à partir de vos sessions de formation. Les données sont agrégées et calculées automatiquement tout au long de l'année.
Pour plus d'informations sur la manière de remplir votre BPF, consultez notre guide ici : Guide BPF
ℹ️ Pour l'ensemble des valeurs, nous utilisons les libellés officiels du BPF. Référez-vous au guide ci-dessus ou aux ressources juridiques pour savoir quelles valeurs sélectionner
Pour automatiser au maximum les saisies, il est recommandé de pré-remplir certaines informations dans votre base de données. Ces informations permettront d'initialiser par défaut votre BPF, avec la possibilité de les modifier plus tard si nécessaire.
📌 Si vous ne trouvez pas un des champs présenté ci-dessous, contactez le support SmartOF afin qu’ils les activent pour vous !
Remplissez le champ "Statut BPF par défaut". Lors de l'ajout d'un apprenant à une session, il sera initialisé avec ce statut. Vous pourrez mettre à jour cette valeur dans la fiche de l'apprenant si son statut évolue pour de futures sessions.
Remplissez le champ "Provenance par défaut". Cette valeur sera utilisée pour remplir la section "C" du BPF lorsque vous "Synchroniserez les produits du BPF à partir des factures d'une session". La valeur à sélectionner dépend du type de destinataire.
Remplissez le champ "Statut BPF par défaut". Cette valeur sera préremplie dans la session de formation lors de l'ajout du formateur.
💡 Astuce : Pour gagner en efficacité, vous pouvez modifier ces champs en masse (pour plusieurs formateurs, entreprises ou apprenants).
Paramétrez la configuration "BPF" de vos produits. Il sera toujours possible de modifier ces informations plus tard.
Remplissez deux champs :
Vous pouvez aussi exclure ce produit de formation du BPF (case à cocher (3) ). Dans ce cas, toutes les sessions de formation créées à partir de ce produit ne seront pas comptées dans le BPF.
Pour un niveau de détail plus fin, vous pouvez exclure certaines lignes du BPF depuis l'onglet "Tarifs” :
SmartOF génère un "mini-BPF" dans chacune de vos sessions de formation, puis consolide l'ensemble dans votre BPF global. Il est donc nécessaire de traiter chaque session individuellement, dans l'onglet "Paramètres" (1) de votre session de formation, sous-onglet "BPF" (2). Les pastilles rouges vous indiquent les sections qui n’ont pas encore été remplies.
Champ Statut BPF (3) :
Vous pouvez retrouver toutes les sessions BPF "en attente" dans le menu principal "Bilan pédagogique et Financier", onglet "Sessions en attente" :
Deux champs sont à remplir :
Cet onglet liste tous les produits financiers de votre session de formation. Vous pouvez remplir automatiquement cette liste en cliquant sur "Sync. à partir des factures". Cette action ajoute un produit financier pour chaque ligne de facture de votre session de formation, avec le montant correspondant à la ligne de facture et la date de rattachement.
Après avoir cliqué sur "Sync. à partir des factures" (1), les produits financiers sont ajoutés automatiquement. Si de nouvelles factures sont créées ultérieurement, vous pouvez cliquer à nouveau sur "Sync. à partir des factures" pour ajouter les nouvelles lignes.
Une fois la synchronisation réalisée, vérifiez les informations suivantes :
Si vous n'avez pas facturé votre session de formation dans SmartOF, vous pouvez saisir manuellement vos produits de formation. Dans ce cas, renseignez :
Pour vous aider à vous y retrouver, remplissez également le champ "Destinataire".
Cet onglet liste les différents intervenants de votre session de formation ainsi que le nombre d'heures de face-à-face réalisées. La liste des formateurs est automatiquement remplie à partir des formateurs ajoutés à la session de formation (cf. onglet "Formateurs" de votre session). Le statut BPF de chaque formateur est rempli automatiquement à partir de la valeur "Statut par défaut" de sa fiche Formateur lors de son ajout à la session.
Pour remplir automatiquement la durée pour chaque formateur, vous disposez de deux options :
💡 Rappel : Le relevé numérique se retrouve créneau par créneau, dans l’onglet “Planning” de la session de formation
Après synchronisation, vous pouvez reprendre manuellement les heures de chaque formateur ou modifier leur statut BPF si nécessaire.
💡 Astuce : Pour gagner en efficacité, vous pouvez effectuer une modification en masse du "Statut BPF" des formateurs en sélectionnant plusieurs formateurs d'un coup, puis en cliquant sur "Modification groupée du Statut BPF".
Cet onglet recense l'ensemble des stagiaires de votre session de formation, et pour chaque stagiaire, le nombre d'heures de formation réalisées. La liste des apprenants est automatiquement remplie à partir des apprenants ajoutés à la session de formation. Le statut BPF de chaque apprenant est automatiquement renseigné à partir de la valeur "Statut par défaut" de sa fiche apprenant lors de son ajout à la session.
Pour remplir automatiquement la durée de formation pour chaque apprenant, vous disposez de deux options :
Après synchronisation, vous pouvez reprendre manuellement les heures de chaque apprenant ou modifier leur statut BPF si nécessaire.
Astuce : Pour gagner en efficacité, vous pouvez effectuer une modification en masse du "Statut BPF" des apprenants en sélectionnant plusieurs apprenants d'un coup, puis en cliquant sur "Modification groupée du Statut BPF".
Cette section est pré-remplie à partir de la configuration BPF du produit visé de la session.
Synchronisez la configuration BPF en cliquant sur "Synchroniser à partir du produit visé" si besoin, puis modifiez manuellement les valeurs si nécessaire :
✅ Astuce : Le produit visé est normalement sélectionné à la création de la session, et vous pouvez le retrouver dans l'onglet "Configuration de la session".
Après avoir complété les sections "E - Formateurs", "F-1 - Apprenants" et "F-3 - Objectif des prestations", changez le statut BPF de la session en "BPF OK".
Et n’oubliez pas d’Enregistrer !
Votre BPF global se trouve dans le menu principal "Bilan pédagogique et Financier". Il consolide les BPF générés pour chaque session de formation.
Pour obtenir les valeurs de votre BPF, remplissez les dates de votre dernier exercice comptable clos :
Vérifiez que toutes vos sessions de l'exercice comptable clos ont bien été validées via les onglets "Sessions validées" et "Sessions en attente" (3).
Copiez-collez ensuite chaque valeur (4) sur votre espace MAF en ligne pour transmettre votre BPF.
Consultez le détail des calculs de votre BPF via trois onglets :
✅ Astuce : Utilisez les champs de filtre Nom et Statut des formateurs, et téléchargez le tableau au format Excel pour des retraitements avancés.
